Imagínese esto: tiene que organizar un montón de eventos y, como gestor de eventos, es responsable de que todo vaya sobre ruedas. Ha invertido en una solución de software de gestión de eventos que le ayuda a planificarlos, registrar a los participantes y gestionar la venta de entradas.
Sin embargo, faltan dos días para el evento y necesita enviar un correo electrónico recordatorio a todos los asistentes inscritos, pero la solución que está utilizando no ofrece esa opción. Si hubiera evaluado el software detenidamente antes de comprarlo, esta situación nunca se habría producido.
Este tipo de situaciones pueden evitarse fácilmente si se conocen mejor los requisitos del sistema y se comparan con lo que ofrece el software de gestión de eventos. En el mercado existen varias soluciones de gestión de eventos gratuitas y de código abierto. Sin embargo, para encontrar una herramienta de planificación de eventos que satisfaga todas las necesidades del organizador, es necesario evaluar sus capacidades.
Este artículo recopila siete programas de gestión de eventos gratuitos y de código abierto para facilitarle la elección.
Eventee
Versión gratuita: Admite hasta 100 asistentes y un evento al año.
Versión de pago: El plan básico cuesta 999 $ al año y admite hasta 500 asistentes y un evento al año.
Eventee es un software basado en la nube para organizar eventos personalizados, en directo e incluso híbridos. Eventee ayuda a los usuarios a gestionar eventos y atraer participantes. Entre sus funciones se incluyen encuestas y cuestionarios a los asistentes, reservas, retransmisiones en directo e integraciones personalizadas.
Eventee también proporciona estadísticas de los asistentes, como el tiempo de sesión y los niveles de compromiso, que pueden utilizarse para mejorar futuros eventos. La función de planificación de la agenda permite a los gestores planificar múltiples pasos y procesos para sus eventos.
La función de creación de redes del programa permite a los participantes conectarse y organizar reuniones virtuales entre sí. Eventee ofrece aplicaciones móviles para dispositivos iOS y Android.
El servicio de atención al cliente se ofrece por teléfono, correo electrónico y la base de conocimientos del sitio web.
Eventleaf
Versión gratuita: admite hasta 100 participantes por evento.
Versión de pago: El plan básico cuesta 1 $ y el plan profesional 2 $ por participante. No tiene límite de participantes.
Eventleaf es un software de registro y gestión de eventos con funciones como venta de entradas en línea, seguimiento de asistentes, gestión de calendarios y portales de cobro.
Permite a los usuarios crear páginas web personalizadas que muestran el programa del evento, los invitados, los ponentes y el lugar de celebración. Los usuarios también pueden crear tarjetas de identificación personalizadas con códigos de barras escaneables para los participantes.
Eventleaf también puede utilizarse para cobrar pagos y enviar encuestas personalizadas para recabar opiniones sobre el evento.
Los usuarios de la versión gratuita tienen acceso a asistencia por correo electrónico 24 horas al día, 7 días a la semana, mientras que los usuarios de la versión de pago también tienen acceso a una línea de atención telefónica.
Más información sobre Eventleaf
PISO
Versión gratuita: admite hasta 50 participantes.
Versión de pago: El plan básico cuesta a partir de 150 $ al trimestre.
FLOOR es una plataforma basada en la nube y orientada a la comunidad, diseñada para gestores y organizadores de eventos. El software ayuda a los usuarios a gestionar, promocionar y rentabilizar sus eventos y a interactuar con sus comunidades virtuales. Sus funciones incluyen la creación de sitios web de eventos, marketing, retransmisiones en directo, gestión de audiencias, reservas y venta de entradas.
Los usuarios de FLOOR también pueden realizar campañas para medir la eficacia de sus eventos. Estos proyectos pueden optimizarse a partir de los datos que proporciona FLOOR.
FLOOR ofrece aplicaciones móviles (para iOS y Android) que permiten a los gestores de eventos promocionar a través de diferentes canales e interactuar con el público de forma remota.
Además, FLOOR ofrece asistencia por correo electrónico y teléfono, así como asistencia en directo las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
MeetingHand
Versión gratuita: admite hasta 50 inscripciones gratuitas.
Versión de pago: 2,99 $ por inscripción a un evento después de las 50 primeras inscripciones.
MeetingHand es una plataforma de gestión de eventos en línea que ayuda a los gestores a planificar, organizar y promocionar sus proyectos. Algunas de sus funciones son la gestión de inscripciones a eventos, el marketing, la creación de sitios web, la gestión de visitantes y la venta de entradas.
MeetingHand también dispone de una función de informes que permite a los usuarios crear informes personalizados sobre diversos aspectos de sus eventos, como inscripciones, reservas y pagos.
Los usuarios de MeetingHand también pueden crear eventos adicionales y planificar actos específicos para los participantes, como talleres, visitas guiadas y cenas de conferencias. Los organizadores pueden aumentar la participación del público con notificaciones push y funciones de chat en línea en las aplicaciones móviles del producto (disponibles para iOS y Android).
MeetingHand ofrece asistencia por correo electrónico, teléfono y un servicio de ayuda 24/7 en su sitio web.
Odoo
Versión gratuita: edición comunitaria de Odoo disponible sin integraciones.
Versión de pago: La integración con aplicaciones adicionales de Odoo comienza a partir de 4 $ al mes por aplicación.
Odoo es una solución de software de código abierto todo en uno totalmente integrada y diseñada para realizar una gran variedad de funciones empresariales. El módulo de Eventos de Odoo ayuda a los organizadores de eventos a gestionar todas las etapas del proceso de planificación de eventos.
Los organizadores pueden diseñar y crear sitios web de eventos y páginas de destino, planificar múltiples eventos y gestionar los asistentes. Odoo también se integra con plataformas de correo electrónico y redes sociales. Además, los usuarios pueden integrar Odoo con herramientas de optimización de motores de búsqueda (SEO) y Google Analytics para realizar un seguimiento de la participación y medir los esfuerzos de marketing.
Odoo sólo ofrece a los usuarios gratuitos una implementación en la nube, mientras que los usuarios de pago pueden optar también por una implementación local. Odoo también tiene aplicaciones móviles para iOS y Android.
RSVPify
Versión gratuita: Incluye todas las funciones básicas y admite eventos con un máximo de 100 invitados.
Versión de pago: El plan Premium comienza en 19 $ al mes o 1,95% + 0,90 $ por entrada vendida.
RSVPify es una plataforma de gestión de eventos integral basada en la nube para eventos presenciales y virtuales. Entre sus funciones se incluyen la gestión de listas de invitados, la venta de entradas y formularios RSVP integrables para el registro de asistentes.
Además, el software ofrece la función de arrastrar y soltar para planificar los asientos de forma óptima, opciones de menú que permiten a los invitados compartir opciones de comida y necesidades dietéticas, y verificación de la edad para eventos con restricciones de edad.
El software ofrece una función secundaria para eventos. Permite a los organizadores de eventos invitar a invitados seleccionados a eventos secundarios, como cenas de ensayo o comidas posteriores a conferencias. RSVPify ofrece una biblioteca de ayuda, tutoriales en vídeo y asistencia al usuario 24/7 basada en tickets.
Splash
Versión gratuita: Gratuita para uso personal y eventos ocasionales de pequeñas empresas.
Versión de pago: El plan básico cuesta 9.500 $ al año para particulares y equipos pequeños.
Splash es una solución de gestión y marketing de eventos en directo y virtuales. Los usuarios del servicio pueden crear plantillas de marketing de eventos, páginas de inscripción e invitaciones personalizadas, recordatorios y actualizaciones para los asistentes.
Splash también incorpora análisis de eventos para ayudar a los gestores a hacer un seguimiento de los eventos y su impacto. Su panel de datos ayuda a los usuarios a comprender y segmentar a los asistentes en función de sus preferencias, ubicación y participación.
Splash también ofrece una integración perfecta con varias herramientas de terceros de gestión de proyectos, importación de datos y comunicación.
El software se ejecuta en la nube y ofrece formación presencial y en directo a los usuarios. La solución cuenta con aplicaciones móviles para iOS y Android y ofrece asistencia en directo 24×7 a través de chat y correo electrónico
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