En la era digital actual, las plataformas de redes sociales como Instagram se han convertido en indispensables para la promoción de eventos. Proporcionan una plataforma visual e interactiva que permite llegar a un público más amplio. Pero el valor de Instagram no se limita a la promoción de eventos, sino que también se extiende al análisis posterior. En este artículo, exploraremos el mundo de la medición del éxito de los eventos y profundizaremos en cómo Instagram Insights puede ser una herramienta valiosa para evaluar el impacto de tu evento.

Entender las métricas del éxito de un evento

Antes de sumergirnos en los detalles específicos de Instagram Insights, es crucial entender lo que entendemos por métricas de éxito del evento. Las métricas de éxito del evento son puntos de datos cuantificables que te ayudan a evaluar en qué medida tu evento cumplió sus metas y objetivos. Estas métricas varían en función de la naturaleza y el propósito de su evento, pero a menudo incluyen el número de asistentes, los ingresos generados, la satisfacción de los asistentes y la participación en las redes sociales.

Para medir eficazmente el éxito de un evento, es esencial fijar objetivos claros desde el principio. ¿Quiere dar a conocer su marca, generar contactos o impulsar las ventas? Cada objetivo tendrá su propio conjunto de indicadores clave de rendimiento (KPI) que deberás controlar.

El poder de Instagram para la promoción de eventos

En los últimos años, Instagram se ha convertido en una gran herramienta para la promoción de eventos. Su naturaleza visual la convierte en una plataforma ideal para mostrar lo más destacado del evento, momentos entre bastidores y contenidos atractivos que cautiven a tu público objetivo. La amplia base de usuarios de la plataforma, incluidos los grupos demográficos más jóvenes, amplía aún más el alcance de tu evento.

A través de Instagram, puedes crear expectación en torno a tu evento, conectar con posibles asistentes y crear expectación. El uso de hashtags específicos del evento y etiquetas de ubicación puede ayudar a los asistentes potenciales a descubrir tu evento y a interactuar con tu contenido.

Instagram Insights: Una visión general

Instagram Insights es una sólida herramienta de análisis proporcionada por la propia plataforma. Ofrece datos y métricas valiosos que pueden ayudarte a obtener información sobre el rendimiento de tu evento. Para acceder a Instagram Insights para tu evento, necesitarás tener una cuenta de empresa o de creador en Instagram, que proporciona acceso a funciones adicionales más allá de lo que ofrecen las cuentas personales.

Instagram Insights proporciona datos sobre tus publicaciones, historias y audiencia. Puedes acceder a métricas como alcance, impresiones, me gusta, comentarios, compartidos y mucho más. Además, ofrece información sobre los datos demográficos de tu audiencia, como su edad, sexo, ubicación e incluso cuándo son más activos en la plataforma.

Preparación para el análisis posterior al evento

Para aprovechar al máximo Instagram Insights para el análisis posterior al evento, es esencial configurar las cosas correctamente antes de tu evento. Empieza por convertir tu cuenta de Instagram en una cuenta de empresa o de creador si aún no lo has hecho. Este paso es crucial porque las cuentas personales no tienen acceso a Insights.

A continuación, vincula tu cuenta de Instagram a la página de Facebook de tu evento, si procede. Esta conexión garantiza que puedas acceder a datos y perspectivas más detallados. Por último, define de antemano tus criterios de éxito. ¿Cuáles son los objetivos específicos que pretendes alcanzar con la promoción de tu evento en Instagram? Unos objetivos claros guiarán tu análisis.

Permanece atento a la siguiente parte de nuestra serie, en la que profundizaremos en el proceso de recopilación de datos de Instagram Insights y su uso para medir el éxito del evento de forma eficaz. Instagram Insights es un tesoro de información valiosa, y entender cómo aprovecharlo puede cambiar las reglas del juego en tu estrategia de marketing de eventos.

Recopilación de datos de Instagram Insights

En la sección anterior, exploramos el concepto de métricas de éxito del evento y presentamos Instagram Insights como una potente herramienta para el análisis posterior al evento. Ahora, vamos a profundizar en los aspectos prácticos de la recopilación de datos de Instagram Insights para evaluar el rendimiento de tu evento.

Tipos de datos disponibles

Instagram Insights proporciona una gran cantidad de datos que pueden ofrecer información valiosa sobre el rendimiento de tu evento en la plataforma. Estos son algunos tipos clave de datos a los que puedes acceder:

Alcance: Esta métrica te indica cuántos usuarios únicos vieron el contenido relacionado con tu evento. Es un indicador del alcance del mensaje de tu evento en Instagram.

Impresiones: Las impresiones son el número total de veces que el contenido relacionado con tu evento se mostró en las pantallas de los usuarios. Un usuario puede contribuir con múltiples impresiones si ve tu contenido más de una vez.

Participación: Las métricas de compromiso incluyen me gusta, comentarios, compartidos y guardados. Estas métricas te ayudan a comprender cómo interactuaron los usuarios con el contenido de tu evento.

Datos demográficos de la audiencia: Instagram Insights proporciona datos sobre la edad, el sexo, la ubicación e incluso las horas más activas de tu audiencia. Esta información es muy valiosa para orientar futuros eventos de manera efectiva.

Acceso y exportación de datos

Para acceder a Instagram Insights para tu evento, sigue estos pasos:

Ve a Tu perfil: Inicia sesión en tu cuenta de Instagram y ve al perfil de tu evento.

Toca el icono de Insights: En el perfil de tu evento, encontrarás un pequeño icono de gráfico de barras. Púlsalo para acceder a Insights.

Explora las métricas: Dentro de Instagram Insights, encontrarás pestañas para diferentes tipos de métricas, como Contenido, Actividad y Audiencia. Explora estas pestañas para acceder a los datos que necesitas.

Exportar datos: Instagram Insights te permite exportar tus datos para analizarlos más a fondo. Puedes exportar datos para periodos de tiempo específicos o publicaciones específicas. Utiliza esta función para mantener un registro del rendimiento de tu evento.

Organizar y almacenar los datos

Una vez que hayas recopilado datos de Instagram Insights, es esencial organizarlos y almacenarlos de manera efectiva. Aquí tienes algunos consejos:

Crear informes de datos: Crea informes estructurados que incluyan métricas clave como alcance, impresiones, tasas de participación y datos demográficos de la audiencia. Actualiza regularmente estos informes a medida que haya nuevos datos disponibles.

Utilice hojas de cálculo: Las hojas de cálculo, como Excel o Google Sheets, pueden ser herramientas valiosas para organizar y analizar datos. Crea tablas y gráficos para visualizar tendencias y cambios a lo largo del tiempo.

Almacena datos históricos: No descartes los datos antiguos. Almacena datos históricos de eventos pasados para seguir tu progreso e identificar patrones a lo largo del tiempo.

Seguridad de los datos: Asegúrese de que sus datos se almacenan de forma segura y de que solo los miembros autorizados del equipo tienen acceso a ellos. Proteger los datos confidenciales es crucial, sobre todo si recopilas información sobre el público.

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En la sociedad actual, interconectada y acelerada, los organizadores de eventos se enfrentan al reto no sólo de crear experiencias memorables, sino también de garantizar que estas experiencias lleguen al público al que van dirigidas. La clave de este reto reside en aprovechar el inmenso potencial de las plataformas de redes sociales, en las que Instagram se perfila como una herramienta poderosa e indispensable para los organizadores de eventos.

Introducción a Instagram como potente plataforma para la promoción de eventos

Instagram, lanzada originalmente en 2010, ha pasado de ser una simple aplicación para compartir fotos a convertirse en un dinámico motor de las redes sociales con más de mil millones de usuarios activos mensuales. Su formato visual, junto con funciones innovadoras como Stories y Live, la han convertido en una plataforma a la que recurren tanto particulares como empresas para contar sus historias, interactuar con sus seguidores y, lo que es más importante, promocionar eventos.

Este artículo profundiza en el papel polifacético que desempeña Instagram en el mundo de la organización y promoción de eventos. Aprovechando sus características únicas y comprendiendo a su público, los organizadores de eventos pueden ampliar su alcance, generar expectación y crear una expectación en torno a sus eventos como nunca antes.

Objetivo y alcance del artículo

El objetivo de este artículo es ofrecer una guía completa para comprender cómo se puede aprovechar Instagram de forma eficaz para la organización y promoción de eventos. Desde la presentación de contenidos visuales hasta la utilización de la publicidad en Instagram, exploraremos diversas estrategias y técnicas para maximizar el éxito de tu evento utilizando esta plataforma.

A lo largo de este artículo, examinaremos estudios de casos reales de promociones de eventos con éxito en Instagram, desglosaremos los pasos para crear una estrategia de Instagram ganadora y analizaremos cómo medir el éxito y el retorno de la inversión (ROI). Además, destacaremos algunos de los retos y escollos que hay que evitar al navegar por el dinámico mundo del marketing de eventos en Instagram.

Funciones de Instagram para la promoción de eventos

Contenido visual: El poder de las imágenes y los vídeos

Uno de los principales puntos fuertes de Instagram es su énfasis en el contenido visual. Las imágenes y los vídeos de alta calidad son el corazón de esta plataforma, lo que la convierte en un medio ideal para mostrar tu evento. Instagram te permite crear una narrativa visual que capte la atención de tu público y genere expectación, desde adelantos del montaje del evento hasta imágenes entre bastidores.

Historias y momentos destacados de Instagram

Las Historias de Instagram ofrecen una oportunidad única para compartir contenido efímero que desaparece después de 24 horas. Los organizadores de eventos pueden utilizar Stories para ofrecer una experiencia en tiempo real a su audiencia. Ya se trate de la cobertura en directo del evento, de entrevistas con ponentes o artistas, o de actualizaciones exclusivas, las Historias te permiten interactuar con tu público en el momento. Además, Highlights te permite archivar y organizar estas Historias para futuras consultas, garantizando que los momentos importantes del evento estén accesibles incluso después de que hayan caducado.

Instagram Live para el engagement en tiempo real

Instagram Live lleva el engagement un paso más allá al permitirte transmitir videos en vivo a tus seguidores. Esta función tiene un valor incalculable para los organizadores de eventos que buscan conectar con su público en tiempo real. Puedes organizar sesiones de preguntas y respuestas, presentar a los ponentes principales o compartir actuaciones en directo, lo que permite a los asistentes remotos participar en el evento como si estuvieran físicamente presentes.

Leyendas, hashtags y geoetiquetas para facilitar el descubrimiento

Elaborar pies de foto atractivos, utilizar hashtags específicos del evento y añadir geoetiquetas basadas en la ubicación son estrategias esenciales para maximizar la capacidad de descubrimiento en Instagram. Los pies de foto proporcionan contexto y oportunidades para contar historias, mientras que los hashtags ayudan a que tu contenido llegue a un público más amplio interesado en temas similares. Las geoetiquetas, especialmente útiles para eventos locales, permiten a los usuarios explorar publicaciones de una ubicación específica.

Contenidos generados por los usuarios y concursos

Animar a los asistentes a crear y compartir contenidos relacionados con tu evento puede aumentar significativamente su visibilidad. El contenido generado por los usuarios (CGU) es auténtico y conlleva una prueba social, lo que lo convierte en una poderosa herramienta promocional. También puedes organizar concursos y sorteos para motivar a los asistentes a compartir sus experiencias en Instagram y a interactuar con el contenido de tu evento.

Análisis e información para realizar un seguimiento del alcance del evento

Instagram proporciona valiosos análisis y perspectivas que te permiten medir el alcance y el impacto de tus esfuerzos de promoción de eventos. Estas métricas incluyen datos sobre la participación en las publicaciones, los datos demográficos de la audiencia y el rendimiento de las Historias y los anuncios. Si analizas regularmente estos datos, podrás perfeccionar tu estrategia de promoción de eventos para obtener mejores resultados.

A medida que avancemos, profundizaremos en cada una de estas funciones, ofreciendo consejos prácticos y estrategias que te ayudarán a aprovechar Instagram de manera efectiva para la promoción de eventos. Tanto si estás organizando una conferencia corporativa, un festival de música o un evento benéfico local, las versátiles funciones de Instagram pueden desempeñar un papel fundamental en el éxito de tu evento.

Casos prácticos: Promoción exitosa de eventos en Instagram

Ejemplos de grandes eventos que aprovecharon Instagram con eficacia

Para comprender todo el potencial de Instagram como plataforma para la promoción de eventos, exploremos algunos casos prácticos reales de eventos que lograron un éxito notable gracias a sus estrategias de marketing en Instagram. Estos estudios de casos ilustrarán cómo diferentes tipos de eventos capitalizaron las características de Instagram para crear expectación y atraer a su público objetivo.

Análisis de las estrategias clave utilizadas por los organizadores de eventos de éxito

Examinar las estrategias empleadas por organizadores de eventos de éxito en Instagram puede proporcionar información valiosa sobre lo que funciona y por qué. Desglosaremos estas estrategias, desde la creación de contenido y la participación de la audiencia hasta las asociaciones con influencers y la publicidad, para ayudarte a replicar su éxito en tus esfuerzos de promoción de eventos.

Resultados medibles y ROI de la promoción de Instagram

Más allá de los aspectos creativos de la promoción de Instagram, es crucial medir los resultados tangibles de tus esfuerzos. Exploraremos cómo los organizadores de eventos realizaron un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) en Instagram, como el aumento de la venta de entradas, la participación de los asistentes y la exposición de la marca. Entender cómo calcular el retorno de la inversión (ROI) será un punto clave para garantizar que tus esfuerzos produzcan beneficios cuantificables para tu evento.

Al profundizar en estos casos prácticos, comprenderás mejor la aplicación práctica de las funciones y estrategias de Instagram para la promoción de eventos. Estos ejemplos reales te servirán de inspiración y te proporcionarán valiosas lecciones para optimizar tus propias campañas de marketing de eventos en Instagram.

Creación de una estrategia de Instagram para la promoción de eventos

Identificar tu público objetivo

El éxito de la promoción de eventos en Instagram comienza con una comprensión clara de tu público objetivo. Identificar los datos demográficos, los intereses y los comportamientos de las personas a las que quieres llegar es esencial para elaborar contenido que resuene con ellos. Adaptar tus mensajes a tu audiencia garantiza que tus esfuerzos de promoción de eventos sean más eficaces y atractivos.

Establecer metas y objetivos claros para el evento

Antes de lanzarte a la promoción en Instagram, define las metas y objetivos de tu evento. ¿Pretendes vender entradas, aumentar la concienciación, generar clientes potenciales o fomentar la participación de la comunidad? Establecer objetivos claros guiará tu creación de contenidos y te ayudará a medir el éxito de tu campaña.

Crear un calendario de contenidos

La coherencia es clave en Instagram. Para mantener una presencia constante y mantener a tu audiencia interesada, crea un calendario de contenidos que describa lo que publicarás antes y durante el evento. Tu calendario debe incluir una mezcla de publicaciones promocionales, contenido entre bastidores, contenido generado por los usuarios y aspectos destacados del evento.

Aprovechar los hashtags específicos del evento

Desarrolle un hashtag único para el evento y anime a los asistentes a utilizarlo en sus publicaciones. Esto no sólo aumenta la posibilidad de descubrir el evento, sino que también crea un sentimiento de comunidad entre los participantes. Incluye el hashtag del evento en tus publicaciones y en tu biografía de Instagram para que tu público pueda acceder a él fácilmente.

Colaborar con personas influyentes y socios

Asociarte con influencers o patrocinadores de eventos puede ampliar tu alcance significativamente. Identifica influencers relevantes en tu nicho y colabora con ellos para promocionar tu evento. Los influencers pueden compartir sus experiencias, reseñas y apoyos, ayudándote a aprovechar su base de seguidores.

Utilizar publicidad de pago en Instagram

Instagram ofrece varias opciones de publicidad, como publicaciones patrocinadas, anuncios de Stories y anuncios de carrusel. Considera asignar parte de tu presupuesto a la publicidad de pago para llegar a un público más amplio. Puedes dirigirte a datos demográficos, intereses y comportamientos específicos para asegurarte de que tus anuncios sean vistos por los usuarios más relevantes.

Gestión de los comentarios y mensajes relacionados con el evento

A medida que crece el interés por tu evento, es probable que recibas comentarios, mensajes directos y consultas en Instagram. Es esencial contar con un equipo dedicado o con una persona responsable de responder con rapidez y profesionalidad a estas interacciones. La interacción con tu público no solo crea una reputación positiva, sino que también fomenta la satisfacción de los asistentes.

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Importancia de Elegir una Sala de Conferencias Adecuada

La elección de una sala de conferencias adecuada es esencial debido a varios motivos. En primer lugar, la ubicación y el entorno de la sala pueden influir en la asistencia de los participantes. Una ubicación conveniente y accesible facilita que las personas asistan a la conferencia sin contratiempos. Además, el ambiente y la comodidad de la sala pueden afectar la concentración y la participación activa de los asistentes. Una sala bien iluminada, espaciosa y cómoda puede generar un entorno propicio para el aprendizaje y la colaboración.

Factores a Considerar al Elegir una Sala de Conferencias

• Ubicación conveniente: Elige una sala de conferencias que esté cerca de las principales vías de transporte y que tenga suficiente estacionamiento. Esto facilitará el acceso de los participantes y minimizará los inconvenientes logísticos;
• Tamaño y capacidad: Considera el número de personas que asistirán a la conferencia y asegúrate de que la sala tenga suficiente espacio para acomodar a todos de manera cómoda. Además, verifica si la sala ofrece opciones de configuración flexible para adaptarse a tus necesidades;
• Equipamiento y tecnología: Asegúrate de que la sala esté equipada con las herramientas y la tecnología necesarias para tu conferencia. Esto puede incluir proyectores, sistemas de sonido, pizarras, conexión a Internet de alta velocidad, entre otros;
• Ambiente y comodidad: Visita la sala de antemano si es posible para evaluar el ambiente y la comodidad. Verifica la calidad del mobiliario, la iluminación, la temperatura y la acústica. Además, asegúrate de que haya servicios adicionales como catering, servicio de café y áreas de descanso.

Tipos de Salas de Conferencias

Existen diferentes tipos de salas de conferencias disponibles para alquilar, cada una con sus propias características y beneficios. Algunas opciones comunes incluyen:

• Salas en hoteles y centros de convenciones: Estas salas suelen ofrecer una amplia gama de servicios y comodidades. Son ideales para conferencias más grandes y suelen contar con personal especializado en eventos;
• Espacios de coworking y oficinas compartidas: Estas opciones son adecuadas para reuniones más pequeñas o eventos informales. Suelen ofrecer un ambiente moderno y flexible, con servicios adicionales como conexión a Internet de alta velocidad y áreas de descanso;
• Salas especializadas para eventos: Algunos lugares se especializan en ofrecer salas de conferencias diseñadas específicamente para ciertos tipos de eventos, como presentaciones, talleres o sesiones de formación. Estas salas suelen contar con equipamiento y tecnología especializada.

Consejos para Elegir la Mejor Sala de Conferencias

A continuación, te ofrecemos algunos consejos prácticos para ayudarte a elegir la mejor sala de conferencias para tu evento:

• Establecer el objetivo de la reunión: Antes de buscar una sala de conferencias, define claramente los objetivos y la naturaleza de tu reunión. Esto te ayudará a determinar qué características son más importantes y qué tipo de ambiente es el más adecuado;
• Determinar el tamaño y la capacidad requerida: Considera el número de participantes y asegúrate de que la sala pueda acomodar a todos de manera cómoda. También ten en cuenta si se necesitan áreas adicionales, como salas de reuniones o áreas de descanso;
• Verificar la disponibilidad de equipamiento y tecnología: Asegúrate de que la sala esté equipada con las herramientas y la tecnología necesarias para tu conferencia. Verifica la calidad y el estado de los equipos para evitar contratiempos durante el evento;
• Evaluar el ambiente y la comodidad: Visita la sala antes de reservarla para evaluar el ambiente, la iluminación, el mobiliario y otros aspectos relevantes. Asegúrate de que el entorno sea propicio para la concentración y la comodidad de los asistentes;
• Considerar el presupuesto: Define un presupuesto claro para el alquiler de la sala de conferencias y ten en cuenta los servicios adicionales que puedas necesitar. Compara diferentes opciones y elige aquella que se ajuste mejor a tus necesidades y posibilidades económicas.

Los Casinos en Vivo y su Relación con las Salas de Conferencias

Los casinos en vivo son espacios emocionantes que ofrecen una experiencia única de entretenimiento. Aunque no sean la primera opción para una conferencia, pueden proporcionar una alternativa interesante para actividades de ocio relacionadas con eventos empresariales. Estos casinos ofrecen una amplia gama de juegos de azar en vivo, desde mesas de póker y ruleta hasta máquinas tragamonedas y juegos de cartas.

Plinko: Una Opción Emocionante para Entretener a los Asistentes

Uno de los juegos más populares en los casinos en vivo es Plinko. Este juego, que se originó en programas de televisión, ha cautivado a las personas con su emoción y oportunidades de ganar premios. Plinko dinero real es un juego en el que los participantes dejan caer una ficha desde la parte superior de una superficie inclinada llena de clavijas y obstáculos. La ficha rebota al azar entre las clavijas hasta que finalmente cae en uno de los compartimentos inferiores, cada uno de los cuales tiene un premio asociado.

Plinko se ha convertido en una opción popular para entretener a los asistentes en eventos y conferencias. Ofrece una forma interactiva y divertida de romper el hielo entre los participantes, fomentar la interacción y generar emoción. Los premios asociados al juego pueden variar desde pequeños obsequios hasta descuentos especiales, cupones o incluso premios en efectivo.

Cómo Agregar Plinko a tu Evento

Si estás interesado en agregar Plinko a tu evento o conferencia, puedes explorar las opciones disponibles en PlinkoJuego.es. Este sitio web ofrece información detallada sobre el juego, cómo participar y cómo integrarlo en tu evento. También encontrarás opciones de alquiler de equipos y servicios profesionales para asegurarte de que la experiencia de Plinko sea exitosa.

No dudes en visitar PlinkoJuego.es para descubrir cómo puedes hacer que tu evento sea más emocionante y memorable para los asistentes.

Conclusión

Elegir una sala de conferencias adecuada es esencial para el éxito de tu evento. Considera cuidadosamente la ubicación, el tamaño, el equipamiento y el ambiente para asegurarte de que la sala cumpla con tus necesidades y las expectativas de los participantes. Además, no olvides la importancia del entretenimiento en los eventos empresariales y cómo los casinos en vivo y juegos como Plinko pueden agregar un toque de emoción y diversión.

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Las estadísticas internacionales también confirman que el crecimiento de la popularidad de los eventos en línea va a ser explosivo: sólo en el último año, el 73% de los organizadores de la región Tier 1 (EE.UU. y Europa) han expresado su deseo de celebrar eventos completamente en línea, o de incorporar servicios en línea a los eventos propiamente dichos.

El coste de la adopción digital es bastante elevado, pero no desde el punto de vista financiero, sino en términos de reputación: las herramientas en línea exigen un enfoque responsable y una mayor atención. Los usuarios son menos proclives a perdonar los errores organizativos en el entorno digital y más propensos a detectarlos. Todo ello crea presión sobre los organizadores de eventos, por un lado dificultando su trabajo y, por otro, mejorando seriamente la calidad de los eventos.

En 2022 ha aumentado la demanda en línea, por lo que cabe esperar tanto la aparición de nuevas tendencias como el desarrollo de las ya existentes. Adoptar el nuevo orden de cosas y adaptarse al cambiante entorno tecnológico será ahora un factor de éxito crucial para la mayoría de los gestores. Este año hablaremos de algunas herramientas y enfoques interesantes que todos los organizadores de eventos deberían probar.

El futuro son los híbridos

En el mercado de la gestión de eventos existe la percepción pública de que es necesario volver a los actos públicos en directo, pero las encuestas demuestran que, de hecho, la mayoría de los gestores de eventos (71%) siguen proporcionando acceso virtual a los actos de todos modos al margen. A juzgar por el consenso informal que ha surgido, el futuro está en los eventos híbridos que combinan lo mejor de ambos mundos.

Por un lado, se pueden proporcionar herramientas de participación virtual en los eventos, como la retransmisión en línea o las conferencias virtuales con comentarios, para audiencias que no estén demasiado interesadas: hay muchas opciones de participación a distancia. En la práctica, para los recién llegados o un público no muy inmerso en el tema del evento basta con obtener la información que les interesa y luego convertirla en acciones valiosas: compra de bienes, servicios, tecnología y cualquier otra cosa que se presente en el evento.

Por otro lado, la comunicación en directo durante el evento sigue brindando a los agentes importantes y principales del mercado la oportunidad de establecer contactos útiles, ampliar la red y cerrar acuerdos preliminares.

El formato híbrido elimina con bastante seguridad los problemas de trabajar tanto con el primer público como con el segundo.

Seguridad online y offline

COVID-19 no se ha ido a ninguna parte, todas las medidas de seguridad para ella siguen siendo pertinentes -eso es lo que piensan casi ¾ de los organizadores de eventos-, y los problemas de ciberseguridad también se suman a la pandemia, ya que el número de elementos en línea en los eventos no hace más que aumentar, lo que significa que se están recopilando datos que hay que proteger.

La solución a la seguridad está en la educación. Cuanto mejor conozcan sus empleados las normas de higiene tanto en el lugar del evento como en el espacio digital, menos probabilidades habrá de que se produzcan excesos. Para entenderlo: literalmente, cada dispositivo presente en el evento, cada cuenta de usuario puede ser pirateada o robada.

Forme a sus empleados sobre cómo manejar correctamente el antivirus y la infraestructura de red: no abra correos electrónicos sospechosos, no haga clic en enlaces sospechosos, mantenga los documentos en servicios corporativos seguros en la nube (o mejor aún, en servidores dedicados), utilice mensajeros seguros (y no, Whatsapp no es bueno para datos sensibles, pero Telegram sí).

Enséñales a colocar correctamente las mascarillas, los purificadores de aire y a estar atentos a la limpieza del lugar. Todo esto junto puede parecer redundante, pero en realidad reducirá tus costes de hacer frente a posibles problemas de ciberseguridad y COVID-19.

Dicho esto, no conviertas tu evento en una prueba de antiutopía con búsquedas totales y una distancia social de cinco metros, simplemente escucha los buenos consejos médicos y de seguridad, y mantén las cosas con moderación, y tú y tus invitados estaréis contentos.

La calidad del servicio y la proximidad al público vuelven a ser pilares del éxito

La clave de una alta satisfacción de los visitantes es una experiencia positiva. Es un punto obvio, pero sin embargo es muy importante no olvidarlo y tener siempre presente que lo hace por las personas concretas que asistirán a su evento, no por la línea del informe.

La tecnología define la experiencia del usuario tanto como la amabilidad del personal de recepción, y la atención necesita lo mismo. Piense con antelación en los posibles puntos conflictivos para sus visitantes y soluciónelos. Por ejemplo, si tiene invitados internacionales, proporcióneles interpretación simultánea (no sólo en persona, sino también en línea: no es tan difícil como parece). ¿Piensa dar una conferencia? Organice los asientos con antelación. ¿Vende entradas? Asegúrese de incluir también la venta online, hoy en día no se puede prescindir de ella.

La participación en línea también puede variarse mediante la participación de mecánicos. Incluya un chat en directo en la retransmisión de una conferencia o seminario para que el público pueda hacer preguntas y comunicarse entre sí, ya que aumentará el interés por el tema de debate. La gamificación definitiva, que, por cierto, también es aplicable a quienes pisan la plataforma con los pies, es un sistema de logros o bonificaciones por determinadas acciones en la plataforma. «Reúne 10 tarjetas de visita de colegas y consigue un capuchino gratis»: con ese espíritu, más juegos e interactividad y menos ñoñería.

Elimine las barreras entre participantes, ponentes y personal, implique a todo el mundo. En una palabra, haga que los participantes se sientan partícipes de algo más grande que ellos mismos y recordarán el evento durante años.

Su público es un océano, no una piscina

En realidad, su público es más amplio de lo que cree. No tienes por qué limitarte a una estrecha geografía: las herramientas en línea pueden ayudarte a dar acceso a tu acto literalmente desde cualquier parte del mundo, siempre que haya una red al otro lado. Además, funciona con los ponentes, ya no estás limitado por el ámbito de un país, puedes reunir en un mismo escenario a ponentes de Shanghai, Tánger y Nueva York al mismo tiempo sin ninguna restricción, salvo quizás el huso horario (ay, la rotación del planeta no puede detener ni siquiera el corpus de eventos-mercado).

El principal problema de las teleconferencias internacionales es la comunicación. Necesitará intérpretes. Permítame disipar de inmediato sus temores sobre el aumento del presupuesto debido a la contratación de especialistas adicionales. La conversión en inscripciones al evento (en formato online, por ejemplo) por parte de visitantes extranjeros se multiplica y los beneficios resultantes cubren con creces el coste de los intérpretes. Sobre todo si los ponentes ofrecen además información exclusiva.

La globalización sigue pisando fuerte, a pesar de la volatilidad del mundo, así que esfuércese por aumentar su cobertura antes de que lo hagan sus competidores.

Conocer las tendencias que configuran el sector de los eventos permitirá a los organizadores aprovecharse de ellas y crear experiencias que resuenen con fuerza entre el público. Sin embargo, es imposible aplicar todos estos cambios a la vez.

Antes de ponerse manos a la obra, considere si una tecnología o metodología concreta es adecuada para usted, si realmente mejorará el evento y si el efecto será significativo. Puede que simplemente abrume al equipo sin gran repercusión. Una vez que se haya decidido por un conjunto de herramientas, planifique su aplicación para evitar retrasos y otros problemas.

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Hacer la transición entre eventos físicos y virtuales no es fácil, porque sus funciones son diferentes para los asistentes y también lo son las necesidades en estos dos tipos de reuniones. Los eventos físicos se tratan como un acontecimiento especial. Se marcan en los calendarios, se establece la rutina diaria para ellos y la gente acude a algún lugar para asistir a ellos. Y el valor principal aquí es la comunicación personal.

Por su parte, los actos digitales no se perciben como algo único, pero suponen una reducción de costes, tanto para el organizador como para los participantes. También son accesibles a un número mucho mayor de participantes: el único requisito para asistir es un dispositivo con acceso a Internet.

Así que, en lugar de intentar «copiar» lo que hiciste en la realidad física, céntrate en crear una experiencia especial que refleje los valores de tu marca. Piense cuáles son los ingredientes más importantes que no pueden faltar y cómo mostrarlos en el espacio mediático. Intente reinventar lo que hace especial a una feria o conferencia en el espacio virtual.

Céntrese en ayudar

Los eventos offline tienen un poderoso elemento promocional. Y el propio público se vuelca más en los eventos que en el entorno online. Pero la gente está más acostumbrada a acudir a Internet en busca de ayuda y contenidos gratuitos, por lo que demasiada promoción puede cansarles y hacer que abandonen tu sitio. Por eso, en las conferencias digitales es más importante pensar en cómo puede tu empresa ayudar al público que centrarse en ventas rápidas o promociones.

Cuide la accesibilidad

El punto fuerte de los eventos en línea es la posibilidad de conectarse desde cualquier parte del mundo y en cualquier momento. Incluso si hasta ahora no había pensado en llegar a un público de habla inglesa en Europa o Estados Unidos, ahora es más fácil que nunca. Sin embargo, para que esto funcione, piense en una hora que sea conveniente para todos, una que equilibre su zona horaria con las zonas de su público objetivo.

Tenga también en cuenta que no todos los usuarios podrán conectarse en tiempo real, pero sí estarán interesados en acceder a los contenidos más tarde: recuerde descargar los vídeos en streaming y otros contenidos después del evento.

Organice actos antes y después del evento

Un evento es una experiencia. Para que su evento virtual deje una impresión «viva», programe una comunicación especial tanto para los usuarios registrados como para el público en general antes y después del evento.

Antes del evento, céntrese en crear expectación, animar a los usuarios a inscribirse y superar las posibles barreras tecnológicas explicando paso a paso qué hay que hacer y cómo.

Al final, ofrezca contenidos adicionales y pida la opinión de los asistentes para mejorar futuros proyectos digitales. En algunos casos, esta será una oportunidad para introducir una oferta especial o un descuento para convertir a los asistentes.

Mida los resultados

Una gran ventaja de un evento virtual es la visualización en tiempo real de las métricas de participación. El número de participantes, el tiempo dedicado, los niveles de interacción… con una buena plataforma y análisis incluidos, tendrá acceso a una gran cantidad de datos, lo que permitirá a los responsables de marketing conocer el impacto del evento en la audiencia y la posibilidad de realizar ajustes para incluso optimizarlo sobre la marcha.

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En los últimos seis meses, la colaboración con los demás se ha reducido cada vez más a la interacción en línea. La asistencia mundial a seminarios web se ha disparado y los sistemas de videoconferencia se han colapsado en la primavera de 2020, luchando por hacer frente a la afluencia de asistentes en línea. Aunque las reuniones virtuales son un sustituto eficaz de las reuniones y conferencias cara a cara, tras seis meses de uso, el anhelo de interacción «real» y la fatiga total de Zoom empiezan a hacer mella. Así que no es de extrañar la creciente demanda de plataformas que ofrezcan espacios virtuales más inmersivos y atractivos. Las herramientas que se utilizan para ello se dividen a grandes rasgos en dos categorías: 2,5D y 3D.

Las plataformas 2,5D ofrecen interfaces que imitan el entorno físico (el lugar de celebración) y los avatares (la encarnación informática del participante). Pero aunque están un paso por encima de las de Zoom, siguen sin estar a la altura de los eslóganes publicitarios de un mundo virtual totalmente inmersivo. Parece más bien un caparazón adictivo optimizado para contenidos 2D. Algunas de estas plataformas son vFairs, MeetYoo o Engagez. Dicho esto, estas plataformas suelen costar más que las plataformas 3D propiamente dichas, que están empezando a desarrollarse y ocupan un lugar de nicho. Por ejemplo, el precio de vFairs empieza a partir de 8.000 dólares por evento. Es cierto que el importe sigue dependiendo de la capacidad de negociación con el proveedor y del número de años por los que se firme el contrato de colaboración.

En las plataformas 3D, los avatares se mueven libremente por el espacio virtual. La mayoría de estas plataformas no requieren gafas de realidad virtual, basta con un PC o un smartphone. Entre las plataformas de eventos 3D se encuentran Hypefair, VirBELA, Teeoh y 6Connex. Es más probable que las suscripciones a proveedores de plataformas 3D impliquen un pago mensual en lugar de un contrato anual, con una tarifa aproximada de 500 dólares por 50 plazas, que aumentará en función del número de asistentes.

Según los informes de 2020, las plataformas de eventos 3D han experimentado un aumento explosivo de la demanda desde la introducción de COVID-19. Según Alex Howland, presidente y cofundador de VirBELA, la plataforma experimentó un aumento del 653% en febrero y multiplicó por 12 el número de usuarios activos mensuales. Los ejecutivos de MootUp, LearnBrite y Breakroom también confirman que se ha producido un aumento de la demanda de al menos el 100% desde marzo.

Pero, por qué las plataformas 3D en concreto? Hay incluso una respuesta científica bastante predecible a esta pregunta: se trata de impresiones. Por ejemplo, estudios relacionados con el aprendizaje de lenguas extranjeras en un entorno de RV han demostrado que los usuarios obtienen mejores resultados de aprendizaje en comparación con los cursos en línea. Esto se debe a que «encarnarse» en un avatar y participar en un mundo tridimensional activa zonas del cerebro normalmente reservadas a los encuentros físicos. Al identificarse con un avatar, los usuarios enriquecen su autoexpresión gracias a la personalización y animación de un clon digital.

Por eso, si lo que se pretende es recrear los beneficios de la interacción cara a cara en un evento virtual, las plataformas 3D son una gran opción. Estos espacios están decorados tanto con vistas de plantillas como con ubicaciones a medida. Es tan necesario reunirse en una oficina cuando se puede hacer virtualmente y sentarse junto a un arroyo o una hoguera, en una playa, en un bosque o incluso en la superficie de Marte?

Cómo llevar un evento del mundo físico al virtual y qué herramientas utilizar

Una nueva forma de interactuar exige replantearse la estrategia de comunicación. Para un evento virtual que todos recordarán después, merece la pena rediseñar primero la estrategia de comunicación e interacción con los usuarios.

Para una reunión física, por ejemplo, un boletín de noticias por correo electrónico es una pequeña parte de la comunicación que se producirá en el evento, mientras que para una reunión virtual hay que cultivar y mantener la interacción con los asistentes antes del evento, y terminar sin problemas recogiendo el mayor número posible de comentarios. Esto también incluye la falta de oportunidades para que la confianza y las conexiones interpersonales surjan de forma orgánica: teniendo en cuenta esto, en una reunión en línea no está de más crear un espacio separado para la comunicación. La solución pueden ser subsesiones dirigidas a grupos reducidos que ofrezcan oportunidades de interacción y socialización. También hay que adaptar el material de los discursos o presentaciones: es más difícil mantener la atención de los participantes cuando están sentados delante de un ordenador en casa que en una sala de conferencias.

Para hacer frente al posible distanciamiento de los usuarios, lo mejor es hacer las presentaciones a intervalos cortos y no poner bloques de programación de más de dos horas por planteamiento. Si tu evento va a incluir una videoconferencia en la que está prevista la sustitución de la pantalla verde por una imagen de fondo, aconsejamos tener cuidado con la elección de los colores de la ropa y evitar el verde si es posible.

Qué esperar de la propia plataforma? Es bueno que esté integrada con sistemas de gestión de eventos. Esto ayuda a estructurar y organizar reuniones, conferencias y ferias. Las soluciones completas incluyen:

• procedimiento de inscripción;
• encuestas (preguntas de opción múltiple);
• una sección de preguntas y respuestas que permite hacer preguntas a los ponentes en tiempo real;
• un tablón/pared común donde los participantes comparten contenidos relacionados con el evento (fotos, vídeos, comentarios);
• herramientas para comunicarse con los asistentes antes y después del evento (así como en tiempo real durante el propio evento).

Se introducen sitios web y aplicaciones mediante servicios de gamificación para mantener la atención de los asistentes. Por ejemplo, se pueden insertar en la plataforma concursos específicos para el evento. Y para los participantes más activos en las sesiones, se puede crear un sistema de bonificaciones y servicios adicionales.

Soluciones informáticas

Hyperfair

Hyperfair es una plataforma SaaS de realidad virtual que proporciona interacción social empresarial a través de la realidad computacional 3D inmersiva. La plataforma permite a las empresas crear eventos virtuales -exposiciones, conferencias, formaciones, demostraciones- a través de espacios de realidad virtual autoconfigurables. Comuníquese con clientes, socios, proveedores y lleve a cabo programas de marketing y ventas eficaces a través de la RV.

Puede elegir entre diversas plantillas de lugares para reuniones con opciones de personalización de marca, y los visitantes se comunican entre sí mediante avatares personalizables. La plataforma consta de un «VR Site» (sitio corporativo de realidad virtual, sala de exposiciones y oficina), un «VR Branch» (realidad virtual social corporativa) y un «VR Hub» (espacios virtuales de exposición). Todos ellos están disponibles sin necesidad de descargar archivos de instalación adicionales; existe una versión web y otra móvil.

vFairs

vFairs es un completo software para seminarios web dirigido a pequeñas y medianas empresas. Es una plataforma de gestión de eventos especializada en ferias de empleo virtuales, exposiciones en línea y presentaciones de marca. La solución admite una versión móvil, webinars, chats de audio, chats de vídeo y servicios de marketing (por ejemplo, promoción en redes sociales).

Dispone de herramientas de feedback para los usuarios: encuestas, chats de grupo, foros de chat. Existe la posibilidad de crear páginas de destino y formularios de inscripción únicos. Para los visitantes del evento hay un vestíbulo en 3D con el programa de actos. La interfaz está siempre resaltada por el panel «Tablón de información», que ayuda a orientarse.

Engagez

Una plataforma única para organizar eventos en directo, presentaciones individuales, conferencias de varios días, exposiciones y seminarios web. Engagez se presenta como un servicio de autoservicio, pero algunos usuarios contratan al equipo de asistencia de la empresa para que les ayude con la estrategia de eventos web: desarrollo de contenidos y coordinación de eventos.

La plataforma configura lugares ya listos con imágenes «tradicionales» de tipo 2,5D y abre posibilidades de diseño de vistas personalizadas. Una vez terminada la configuración de la vista para la versión de escritorio, Engagez optimiza el evento para dispositivos móviles y tabletas. Hay herramientas de traducción incorporadas, personalización de la difusión de vídeo previamente grabado.

VirBELA

VirBELA es una plataforma tecnológica inmersiva para reuniones de negocios, entretenimiento y educación. Su entorno de última generación, basado en la nube, proporciona una experiencia virtual a colegas, visitantes y estudiantes, fomentando la comunicación y la colaboración.

VirBELA ofrece un mundo virtual personalizable para eventos en línea que revoluciona la forma de celebrarlos y de asistir a ellos. La plataforma ayuda a las organizaciones a llevar a la red su experiencia personal: desde salas de exposiciones que acogen a miles de visitantes, hasta auditorios para discursos y presentaciones, pasando por la escena musical. Los asistentes pueden crear y personalizar su propio avatar en 3D, explorar distintos recintos e interactuar con otros asistentes como lo harían en el mundo real. Simulaciones, coaching, grupos de trabajo y juegos están disponibles para maximizar el compromiso de los participantes en la reunión.

Hexafair

Hexafair es una solución completa para cualquier tipo de evento virtual, dirigida a agencias, organizadores de ferias y consultores de eventos. Ofrece cabinas en 3D para los asistentes, gestión de ponentes y patrocinadores, streaming en directo, pregrabación de vídeo y audio en streaming.

Puede albergar ferias virtuales en las que expositores y visitantes del sector se reúnen para intercambiar información; lleva incorporado un sistema de comercio electrónico.

Debido a la naturaleza basada en la nube de la solución, se pueden crear eventos para miles de visitantes simultáneos, y un número ilimitado de participantes está disponible bajo demanda. Se ha incorporado un gran número de integraciones con plataformas de correo electrónico, unidades en la nube y gestores de clientes potenciales.

Plataforma 6Connex

6Connex es un proveedor internacional de software y servicios para eventos corporativos en línea. La cartera de productos basados en la nube consta de entornos virtuales, herramientas de formación y seminarios web. Las soluciones son ideales para marketing, ventas, contratación y formación y comunicaciones de RRHH.

En 6Connex, los expositores pueden promocionar productos y servicios integrando chat y mensajería en directo, vídeo en streaming y contenidos descargables en una única plataforma. Las analíticas y los informes se proporcionan al instante, lo que permite, por ejemplo, ver qué contenidos generan más clientes potenciales o el número de transacciones completadas.

Ubivent

Ubivent es un producto del proveedor líder europeo de plataformas de eventos virtuales, meetyoo. La solución traslada los eventos tradicionales a un entorno digital con múltiples retransmisiones simultáneas en directo, stands virtuales de expositores y capacidades de interacción en línea entre asistentes, ponentes y expositores. Los gestores de la empresa ayudan a planificar y organizar los eventos. Estos servicios se complementan con servicios de moderación y traducción simultánea si es necesario.

Aunque la plataforma es colorista, los fundadores se centran en el mercado B2B y, en su opinión, en este sector el deseo de cambiar las emociones en las caras de los avatares y la capacidad de caminar por un mundo virtual es menos pronunciado. Así que la solución se centra más en la capacidad de acceder rápidamente a la información y a otros participantes.

Walcon Eventos virtuales

Los eventos virtuales son entornos virtuales que reproducen espacios físicos de exposición donde visitantes y expositores pueden interactuar los días del evento. Las conferencias se celebran a través de una conexión en directo con la webcam de un ponente, una pantalla compartida, una presentación o un vídeo grabado y editado.

Walcon también ofrece servicios de planificación de eventos y consultoría, ayuda con el marketing digital e incluso con la selección y contratación de ponentes.

En la plataforma se puede crear una presentación de producto utilizando fotos o vídeos de 360 grados. Además, cada artículo va seguido de una descripción, información adicional y una página de aterrizaje para que el cliente pueda acceder directamente a la compra del producto desde la web.

Exposiciones virtuales Navvis

NavVis ayuda a las empresas a agilizar sus procesos comerciales con una plataforma digital abierta. Crea un «gemelo digital» del evento: una visualización tridimensional con efecto presencial.

El principio de funcionamiento es el siguiente: primero se realiza un escaneado móvil en 3D de un lugar real a través de NavVis M6. A continuación, los datos captados por el M6 crean una copia digital de la imagen, incluidas imágenes panorámicas de 360 grados. A continuación, es posible integrar espacios adicionales en la ubicación, añadir contenido de vídeo y poner enlaces a los sitios web de los expositores.

V-Tour

Vtour es una plataforma virtual para eventos, exposiciones, presentaciones de productos, seminarios web y grandes exposiciones. La plataforma es totalmente interactiva gracias a las funciones integradas de chat o videollamada. Ofrece un vestíbulo y una zona de invitados en 3D para la interacción entre visitantes y expositores. Contiene divertidos juegos y una cabina para selfies. Más orientada a exposiciones estáticas, como presentaciones de productos o visitas a viviendas.

La plataforma se basa en una infraestructura única para mejorar el rendimiento y la protección de los datos de los usuarios. El software admite numerosas plantillas ya preparadas y, gracias a los potentes servidores, casi no hay latencia en la transferencia de datos, lo que facilita la interacción virtual.

Teooh

TEOOH es una plataforma de eventos virtuales en la que las comunidades pueden reunirse en un lugar virtual y cómodo desde cualquier parte del mundo. Teooh Virtual Events se diferencia de otras aplicaciones de conferencia a distancia en que utiliza los principios de la realidad virtual para la interacción real de los grupos. Según los creadores de la plataforma, esto es lo que se echa en falta en la actual experiencia de webcasting al estilo «sólo para ver».

La mayoría de los webcasts que intentan digitalizar acontecimientos de la vida real adoptan un enfoque de «sólo visión», pero en realidad, en un acontecimiento real, puede que estés susurrando a una persona a tu lado o sentado y examinando a la multitud, intentando conocer a alguien. Estos son los momentos que Teooh intenta recrear con su solución.

Con la tecnología de Teooh puedes mirar fijamente al orador, levantar la mano de tu avatar para hacerle una pregunta, charlar con la persona sentada a tu lado o presentarte y entablar una pequeña conversación con un colega en un cóctel virtual.

Cabe señalar que, aunque la plataforma ya está siendo utilizada ampliamente por las principales empresas del mundo, actualmente se encuentra en fase de pruebas beta para nuevas funcionalidades.

Plataforma iVent

El entorno virtual iVent conecta a clientes, expertos y partes interesadas de todo el mundo, aumentando la visibilidad de su marca. La plataforma se centra en tres sectores: marketing y ventas, comunicaciones corporativas y contratación y formación de empleados.

iVent ofrece eventos en línea totalmente personalizables y personalizados, retransmisiones multimedia y entrega de contenidos a través de PC, tableta y teléfono móvil. La plataforma integra herramientas de redes sociales, monetización y análisis avanzados.

A diferencia de los productos anteriores, no hay plantillas, lo que permite personalizar completamente el evento para una solicitud específica. La solución basada en la nube cumple la normativa GDPR.

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La división entre online y offline está desapareciendo: los grandes vendedores y promotores están empezando a hacer eventos offline. Al mismo tiempo, los organizadores de eventos offline utilizan todas las herramientas de marketing de Internet y venden el 90% de sus entradas online.

La parte futurista

Los problemas de los organizadores suelen resumirse en que tienen mucho sueño y quieren que alguien haga algo. Los asistentes dan vueltas y no entienden por qué las cosas son como son. Qué puede cambiar las cosas? Una automatización competente, que incluya ventas y marketing.

Las grandes empresas están apostando por la inteligencia artificial y las redes neuronales. Las tecnologías de datos que hace 10 años se consideraban un avance ahora están disponibles «listas para usar». Pero no todo el mundo entiende dónde está ese enchufe y cómo aprovecharlo.

He aquí un par de ejemplos:

«Gatos nocturnos». A la mujer de Bond, jubilado toledano de 65 años, no le gustaba que los gatos del vecino fueran a cagar a su césped. Montó una red neuronal en su garaje y la conectó a una cámara de vigilancia exterior. La idea: el sistema «ve» al gato y lo ahuyenta (mediante el sistema de riego del césped). Pero: no hay fotos de gatos nocturnos en internet, así que tenía que enseñar al sistema a reconocerlos manualmente. En Japón, los pepinos se siguen clasificando manualmente en unas 20 categorías. La gente pasa por una larga curva de aprendizaje. Un estudiante creó un sistema que clasificaba automáticamente los pepinos en cajas entrenando una red neuronal sobre el trabajo de la madre clasificadora.

General Electrics: En 2015 se sustituyó la tecnología de la información por la tecnología operativa. El sistema no informa al propietario, sino que ahuyenta al gato por su cuenta.

El mismo enfoque se aplica a la organización de eventos.

Cómo suelen vender entradas? Encuentran un público y envían un único mensaje: «Hay un tema, compre una entrada». Normalmente el porcentaje de aciertos es bastante bajo. A la gente le molestan los anuncios.

Un enfoque más inteligente: el embudo de ventas, llevar a una persona a través de las etapas, el diálogo. Trabajar primero con la persona y luego convertirla. División del trabajo: los que tienen la tarea de iniciar conversaciones con la gente no venden en absoluto y ni siquiera piensan en ello.

Grandes tiendas online: una oferta para el público adecuado. Por ejemplo: «Nueva camiseta a la venta», para los amantes de la moda. «Compra con descuento» a los clientes fieles. «Ya nos has comprado y sabemos que ésta te va a gustar», a terceros. De esta forma puedes vender lo mismo a distintas personas. La tasa de conversión es mucho mayor.

En eventos: el ciclo de venta. Cada vez la venta vuelve a empezar. Si se mira más de cerca, surgen patrones: por ejemplo, que en la última semana antes del evento hay que vender activamente («cerrar a la gente en la venta»). Un mes antes, hay que despertar el interés: contenidos, boletines informativos.

11 meses antes, se puede promocionar a los que acudieron al último evento, por ejemplo, mediante noticias de los socios. Este diálogo debe empezar con la pregunta: «¿Le ha gustado?».

Las reacciones son importantes para desarrollar el acto. ¿Quién vino? ¿Quién no vino? Muestre a la persona la atención.

Todo esto se puede hacer fácilmente con la ayuda de cualquier sistema CRM, sólo tienes que configurarlo a tu medida.

La parte romántica

Todo lo anterior es fácilmente monetizable. ¿Qué debe hacer entonces el organizador? O bien informar a la gente sobre los beneficios del evento, o bien darles algo que sentir, que no experimentarán en otro lugar. Esa es la emoción en la que hay que pensar.

Test: Imagina que tus padres (o mejor aún, tus abuelos) vienen a San Petersburgo. ¿A qué eventos de la ciudad le gustaría llevarles? No el clásico esquema museístico, sino las emociones que te transmite la ciudad y que quieres compartir con tus seres queridos.

Por ejemplo, el festival Granada, ¡te quiero! – es una fuente de emociones de este tipo. Proyección de cine al aire libre (2016 – Valencia). Unas 6.000 personas vieron la película al mismo tiempo: una experiencia especial, un efecto mucho más fuerte.

Combina estas historias: automatización total y un evento que regala emociones únicas.

Conclusión

El sistema de búsqueda de personas en línea por foto está afinado, es accesible y puede adaptarse a un evento específico.

Si tienes una base de datos de las personas que se inscribieron en el evento, las cámaras HD en la entrada y los puntos de actividad (+software) pueden identificar fácilmente quién llegó, quién no llegó, quién estuvo en el patio de comidas todo el tiempo y quién estuvo escuchando. También es cómodo para los asistentes: el robot les dirá dónde recoger sus acreditaciones, etc. Lo mismo puede aplicarse en las tiendas, por ejemplo.

Se puede segmentar al público de inmediato y ofrecerle mensajes diseñados específicamente para él. Cree asociaciones eficaces con distintos servicios y venda a la gente durante todo el año, conociendo sus intereses y actividades.

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Sin embargo, faltan dos días para el evento y necesita enviar un correo electrónico recordatorio a todos los asistentes inscritos, pero la solución que está utilizando no ofrece esa opción. Si hubiera evaluado el software detenidamente antes de comprarlo, esta situación nunca se habría producido.

Este tipo de situaciones pueden evitarse fácilmente si se conocen mejor los requisitos del sistema y se comparan con lo que ofrece el software de gestión de eventos. En el mercado existen varias soluciones de gestión de eventos gratuitas y de código abierto. Sin embargo, para encontrar una herramienta de planificación de eventos que satisfaga todas las necesidades del organizador, es necesario evaluar sus capacidades.

Este artículo recopila siete programas de gestión de eventos gratuitos y de código abierto para facilitarle la elección.

Eventee

Versión gratuita: Admite hasta 100 asistentes y un evento al año.

Versión de pago: El plan básico cuesta 999 $ al año y admite hasta 500 asistentes y un evento al año.

Eventee es un software basado en la nube para organizar eventos personalizados, en directo e incluso híbridos. Eventee ayuda a los usuarios a gestionar eventos y atraer participantes. Entre sus funciones se incluyen encuestas y cuestionarios a los asistentes, reservas, retransmisiones en directo e integraciones personalizadas.

Eventee también proporciona estadísticas de los asistentes, como el tiempo de sesión y los niveles de compromiso, que pueden utilizarse para mejorar futuros eventos. La función de planificación de la agenda permite a los gestores planificar múltiples pasos y procesos para sus eventos.

La función de creación de redes del programa permite a los participantes conectarse y organizar reuniones virtuales entre sí. Eventee ofrece aplicaciones móviles para dispositivos iOS y Android.

El servicio de atención al cliente se ofrece por teléfono, correo electrónico y la base de conocimientos del sitio web.

Eventleaf

Versión gratuita: admite hasta 100 participantes por evento.

Versión de pago: El plan básico cuesta 1 $ y el plan profesional 2 $ por participante. No tiene límite de participantes.

Eventleaf es un software de registro y gestión de eventos con funciones como venta de entradas en línea, seguimiento de asistentes, gestión de calendarios y portales de cobro.

Permite a los usuarios crear páginas web personalizadas que muestran el programa del evento, los invitados, los ponentes y el lugar de celebración. Los usuarios también pueden crear tarjetas de identificación personalizadas con códigos de barras escaneables para los participantes.

Eventleaf también puede utilizarse para cobrar pagos y enviar encuestas personalizadas para recabar opiniones sobre el evento.

Los usuarios de la versión gratuita tienen acceso a asistencia por correo electrónico 24 horas al día, 7 días a la semana, mientras que los usuarios de la versión de pago también tienen acceso a una línea de atención telefónica.
Más información sobre Eventleaf

PISO

Versión gratuita: admite hasta 50 participantes.

Versión de pago: El plan básico cuesta a partir de 150 $ al trimestre.

FLOOR es una plataforma basada en la nube y orientada a la comunidad, diseñada para gestores y organizadores de eventos. El software ayuda a los usuarios a gestionar, promocionar y rentabilizar sus eventos y a interactuar con sus comunidades virtuales. Sus funciones incluyen la creación de sitios web de eventos, marketing, retransmisiones en directo, gestión de audiencias, reservas y venta de entradas.

Los usuarios de FLOOR también pueden realizar campañas para medir la eficacia de sus eventos. Estos proyectos pueden optimizarse a partir de los datos que proporciona FLOOR.

FLOOR ofrece aplicaciones móviles (para iOS y Android) que permiten a los gestores de eventos promocionar a través de diferentes canales e interactuar con el público de forma remota.

Además, FLOOR ofrece asistencia por correo electrónico y teléfono, así como asistencia en directo las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

MeetingHand

Versión gratuita: admite hasta 50 inscripciones gratuitas.

Versión de pago: 2,99 $ por inscripción a un evento después de las 50 primeras inscripciones.

MeetingHand es una plataforma de gestión de eventos en línea que ayuda a los gestores a planificar, organizar y promocionar sus proyectos. Algunas de sus funciones son la gestión de inscripciones a eventos, el marketing, la creación de sitios web, la gestión de visitantes y la venta de entradas.

MeetingHand también dispone de una función de informes que permite a los usuarios crear informes personalizados sobre diversos aspectos de sus eventos, como inscripciones, reservas y pagos.

Los usuarios de MeetingHand también pueden crear eventos adicionales y planificar actos específicos para los participantes, como talleres, visitas guiadas y cenas de conferencias. Los organizadores pueden aumentar la participación del público con notificaciones push y funciones de chat en línea en las aplicaciones móviles del producto (disponibles para iOS y Android).

MeetingHand ofrece asistencia por correo electrónico, teléfono y un servicio de ayuda 24/7 en su sitio web.

Odoo

Versión gratuita: edición comunitaria de Odoo disponible sin integraciones.

Versión de pago: La integración con aplicaciones adicionales de Odoo comienza a partir de 4 $ al mes por aplicación.

Odoo es una solución de software de código abierto todo en uno totalmente integrada y diseñada para realizar una gran variedad de funciones empresariales. El módulo de Eventos de Odoo ayuda a los organizadores de eventos a gestionar todas las etapas del proceso de planificación de eventos.

Los organizadores pueden diseñar y crear sitios web de eventos y páginas de destino, planificar múltiples eventos y gestionar los asistentes. Odoo también se integra con plataformas de correo electrónico y redes sociales. Además, los usuarios pueden integrar Odoo con herramientas de optimización de motores de búsqueda (SEO) y Google Analytics para realizar un seguimiento de la participación y medir los esfuerzos de marketing.

Odoo sólo ofrece a los usuarios gratuitos una implementación en la nube, mientras que los usuarios de pago pueden optar también por una implementación local. Odoo también tiene aplicaciones móviles para iOS y Android.

RSVPify

Versión gratuita: Incluye todas las funciones básicas y admite eventos con un máximo de 100 invitados.

Versión de pago: El plan Premium comienza en 19 $ al mes o 1,95% + 0,90 $ por entrada vendida.

RSVPify es una plataforma de gestión de eventos integral basada en la nube para eventos presenciales y virtuales. Entre sus funciones se incluyen la gestión de listas de invitados, la venta de entradas y formularios RSVP integrables para el registro de asistentes.

Además, el software ofrece la función de arrastrar y soltar para planificar los asientos de forma óptima, opciones de menú que permiten a los invitados compartir opciones de comida y necesidades dietéticas, y verificación de la edad para eventos con restricciones de edad.

El software ofrece una función secundaria para eventos. Permite a los organizadores de eventos invitar a invitados seleccionados a eventos secundarios, como cenas de ensayo o comidas posteriores a conferencias. RSVPify ofrece una biblioteca de ayuda, tutoriales en vídeo y asistencia al usuario 24/7 basada en tickets.

Splash

Versión gratuita: Gratuita para uso personal y eventos ocasionales de pequeñas empresas.

Versión de pago: El plan básico cuesta 9.500 $ al año para particulares y equipos pequeños.

Splash es una solución de gestión y marketing de eventos en directo y virtuales. Los usuarios del servicio pueden crear plantillas de marketing de eventos, páginas de inscripción e invitaciones personalizadas, recordatorios y actualizaciones para los asistentes.

Splash también incorpora análisis de eventos para ayudar a los gestores a hacer un seguimiento de los eventos y su impacto. Su panel de datos ayuda a los usuarios a comprender y segmentar a los asistentes en función de sus preferencias, ubicación y participación.

Splash también ofrece una integración perfecta con varias herramientas de terceros de gestión de proyectos, importación de datos y comunicación.

El software se ejecuta en la nube y ofrece formación presencial y en directo a los usuarios. La solución cuenta con aplicaciones móviles para iOS y Android y ofrece asistencia en directo 24×7 a través de chat y correo electrónico
Más información sobre Splash

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He aquí algunas consideraciones importantes a la hora de invertir en una herramienta de gestión de eventos:

Evalúe el tamaño del evento: Mientras que algunos productos gratuitos no tienen límite de participantes, otros pueden limitarlo, por ejemplo, a 50 o 100 participantes. Por lo tanto, antes de elegir una herramienta, los compradores deben asegurarse de que conocen el tamaño del público al que van a atender y si la herramienta gratuita cubre ese número.

Compruebe el coste de las actualizaciones: los compradores deben preguntar al proveedor del software sobre las funciones adicionales que incluye la actualización. También deben preguntar qué costes adicionales se cobran por servicios como el soporte prioritario o la migración de datos.

Preste atención al soporte de integración: los compradores deben preguntar al proveedor si ofrece integración con otras herramientas de software. También deben averiguar si el proveedor puede crear una API que permita la integración personalizada con herramientas de comunicación y gestión de proyectos de terceros.

Qué preguntas hacer al elegir una solución gratuita

He aquí algunas preguntas que los compradores pueden hacer al proveedor de software antes de empezar a trabajar con él:

¿Cuáles son las condiciones de suscripción?

Los compradores deben aclarar de antemano las condiciones de suscripción. Preguntar si el proveedor tiene un contrato de precio fijo o cobra una cuota por visitante o evento ayudará a comparar y conseguir la mejor oferta.

¿Ayuda el software con el marketing y la promoción?

El marketing online es una parte importante de cualquier evento. Como comprador, debe averiguar si el software tiene funciones integradas de marketing de eventos, si admite la integración con las redes sociales y otras plataformas de marketing.

¿Se pueden proporcionar casos prácticos y testimonios?

Los clientes pueden solicitar testimonios de clientes y estudios de casos para comprender lo bien que funciona el software para las empresas de eventos. Esto también ayudará a identificar problemas comunes que los usuarios puedan haber encontrado.

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Qué es el Internet de los objetos?

El Internet de los objetos (IoT) es un sistema que conecta dispositivos en una red informática y les permite recoger, analizar, procesar y transmitir datos a otros objetos mediante software, aplicaciones o dispositivos técnicos.

Los dispositivos IoT funcionan de forma independiente, aunque las personas pueden configurarlos o darles acceso a los datos. Los sistemas IoT funcionan en tiempo real y suelen estar formados por una red de dispositivos inteligentes y una plataforma en la nube a la que se conectan mediante WiFi, Bluetooth u otras formas de comunicación.

¿Qué ocurre cuando la temperatura sube demasiado o aparece un ladrón en casa? El sistema avisa al usuario o toma medidas por sí mismo, como encender el aire acondicionado o llamar a la policía.

Los dispositivos recogen primero datos -como la temperatura del piso o el ritmo cardíaco del usuario- y luego los envían a la nube. Allí, un software los procesa, y el Internet de las cosas está inextricablemente ligado al Big Data.

En qué consiste el Internet de las cosas?

Además del Big Data, la analítica, la conectividad, los dispositivos y las experiencias también son importantes para que el Internet de las Cosas funcione. Para simplificar, este principio se representa como ABCDE: Analytics, BigData, Connection, Devices, Experience.

La analítica es el eslabón clave del funcionamiento de la IO, ya que reúne los propios dispositivos, los datos procedentes de ellos y la optimización de los procesos empresariales;
BigData -es decir, la información procedente de los dispositivos- se almacena en la nube. Permiten automatizar los procesos existentes o crear otros nuevos;
Conexión – son los canales a través de los cuales los dispositivos reciben y transmiten información;
Dispositivos – dispositivos conectados al sistema que, dependiendo de la tarea, necesitan tener la frecuencia de mensajes adecuada para funcionar correctamente;
Experiencia – trabajar con la experiencia existente en la resolución de problemas de los clientes utilizando IoT, analizándola y replanteándola.

Como el ABCDE: cómo funciona el Internet de las cosas

Según Fortune Business Insights, el mercado mundial de IoT tuvo un valor de 160.000 millones de dólares en 2018 y superará los 1,1 billones de dólares en 2026. El rápido crecimiento se debe a la adopción generalizada de la inteligencia artificial y los sistemas de aprendizaje automático. El crecimiento del mercado también está impulsado por el creciente número de usuarios de dispositivos inteligentes y teléfonos inteligentes, así como por la creciente demanda de ahorro de energía.

Dónde se utiliza el Internet de las Cosas?

El IoT permite a las empresas automatizar procesos y reducir costes laborales. Esto reduce los residuos, mejora los servicios y abarata la fabricación y la logística.

La IO puede encontrarse en casi todos los ámbitos, desde la publicidad contextual que indica al usuario dónde comer o repostar en función de su geolocalización actual, hasta el reparto de comida o la compra de un coche.

Según un estudio de IoT Analytics, en 2020 la penetración de la tecnología IoT será mayor en el transporte, la energía, el comercio minorista, la gestión de la vida urbana, la sanidad y la industria.

En electricidad, IoT está mejorando la capacidad de control de subestaciones y líneas de transmisión mediante la supervisión remota.
En sanidad, IoT está llevando el diagnóstico de enfermedades al siguiente nivel: los dispositivos inteligentes controlan en segundo plano los indicadores de salud de los pacientes.
En agricultura, las granjas e invernaderos inteligentes dispensan ellos mismos el fertilizante y el agua, mientras que los rastreadores inteligentes de animales notifican a tiempo a los ganaderos no sólo la ubicación de los animales, sino también su estado de salud analizando los latidos del corazón, la temperatura corporal y la actividad general.
En el transporte, las soluciones típicas de la IO incluyen la telemática y la gestión inteligente de flotas, en las que el vehículo está conectado a un sistema operativo local para su supervisión y diagnóstico. Statista calcula que en 2025 se habrán invertido 740.000 millones de dólares en el desarrollo de IoT para automóviles.
En los entornos urbanos, las soluciones de IoT están ayudando a automatizar el alumbrado, al tiempo que reducen los costes de iluminación hasta en un 30-50%. «Los contadores inteligentes, que capturan y transmiten información sobre consumo y desgaste a las empresas de gestión, eliminan la necesidad de que los habitantes de las ciudades concilien y envíen ellos mismos los datos de consumo energético.

En logística, IoT reduce los costes de transporte y minimiza el impacto de los errores humanos. Los sistemas IoT también pueden controlar la ocupación de los contenedores y optimizar los costes de recogida de residuos basándose en estos datos.
Los sectores del petróleo, el gas y la minería están adoptando activamente la IoT. En particular, la aplicación de análisis exhaustivos en los pozos de perforación está ayudando a la industria del petróleo y el gas a aumentar la producción en yacimientos que ya se han agotado. Y Severstal, por ejemplo, ha podido utilizar la IO para minimizar sus pérdidas debidas a previsiones erróneas de consumo eléctrico.
En el comercio minorista, la IO permite a marcas y minoristas optimizar costes y mejorar la experiencia del cliente mediante la señalización digital, el seguimiento de la interacción con el cliente, la gestión de inventarios y las máquinas expendedoras inteligentes. Según ResearchAndMarkets, se espera que el mercado crezca de 14.500 millones de dólares en 2020 a 35.500 millones en 2025.

Qué utilidad tiene la IO para los humanos?

Mucha gente asocia el Internet de las cosas con el hogar inteligente. Gracias a la tecnología y los dispositivos desarrollados por Google, Amazon, Apple y otros, los usuarios pueden hacer compras en línea, ajustar la temperatura de una habitación, encender luces y música dando órdenes de voz a asistentes virtuales.

Ya no hay que preocuparse por olvidarse de cerrar la plancha o el grifo: basta con pulsar un botón del smartphone y el hogar inteligente lo arreglará todo. O no tendrá que hacerlo, porque la casa es tan inteligente que lo arreglará todo, y el propietario será avisado después. El sistema de vigilancia, que utiliza visión por ordenador, reconocerá a todo el que pase por tu piso y comparará las imágenes con la base de datos de la policía.

La empresa estadounidense Qualcomm también ofrece un sistema que hará «más inteligente» cualquier hogar. Permite vigilar la casa a distancia, informa de ruidos, puede utilizarse para dar instrucciones a un robot aspirador y otros dispositivos conectados, y también para abrir puertas mediante reconocimiento facial.

Cuáles son los inconvenientes del Internet de los objetos?

El principal problema del desarrollo de la IO es la seguridad. Los ciberdelincuentes intentan constantemente piratear dispositivos de monitorización remota de pacientes, bases de datos sanitarias, sistemas inteligentes de control de automóviles, ataques de suplantación de identidad, carga de virus en dispositivos pirateados e incluso cometer sabotajes completos en instalaciones de producción. Así que los agentes del mercado de la IO tienen que aprender a proteger sus sistemas.

Otro reto para la IO es la posible incompatibilidad del software de diferentes dispositivos fabricados por distintos proveedores que se integran en un único sistema. Esto puede ocurrir cuando los desarrolladores lanzan una actualización de software para su dispositivo y no comprueban la compatibilidad con versiones anteriores de software de otros dispositivos conectados. Para solucionar el problema, habrá que ponerse en contacto con otras empresas y pedirles que introduzcan cambios en su software para que todo el sistema IoT funcione correctamente.

Robot como mueble: cuando la innovación no facilita la vida

Conectar cada vez más dispositivos a Internet conllevará inevitablemente la pérdida de puestos de trabajo. Por ejemplo, los sistemas IoT sustituirán a parte del personal de mantenimiento, reparación e instalación. Además, los aspectos legales de la implantación de IoT son hoy bastante imprecisos.

Retos de la implantación de IoT

Los problemas de la implantación de IoT se dividen en tecnológicos y de recursos humanos:

• Los problemas tecnológicos están relacionados con el hecho de que los sistemas de mantenimiento, suministro de reparaciones y planificación de recursos existentes en las empresas no prevén la introducción de nuevas herramientas de recopilación de datos;
• los problemas de recursos humanos están relacionados con la dotación de personal, ya que los técnicos son incapaces de abandonar la recogida manual de datos. Las organizaciones tienen que empezar por replantearse sus procesos empresariales e identificar herramientas de digitalización, y esto requiere conocimientos especializados. El análisis predictivo basado en IoT puede ser la solución adecuada. Puede evitar el consumo excesivo de recursos y las desviaciones en el estado técnico de los equipos, así como ampliar su ciclo de vida. Esto reduce el riesgo de paradas repentinas de la producción debidas a averías y, por tanto, evita pérdidas económicas directas.

La predicción es la última etapa en la evolución del Internet Industrial de las Cosas. No se trata sólo de recopilar datos de los equipos, sino de un sistema local con una red distribuida, donde la información procedente de distintas fuentes se introduce en un único repositorio, donde se procesa y se envía al personal que maneja los dispositivos.

El futuro del Internet de los objetos

IDC predice que en 2025 habrá 55.700 millones de dispositivos conectados en todo el mundo. Los ciberdelincuentes seguirán atacándolos porque el sistema IoT es una vía suficientemente rápida para propagar malware. Usuarios individuales, empresas y ciudades enteras utilizarán cada vez más la tecnología inteligente para ahorrar tiempo y dinero. Por ejemplo, los frigoríficos podrán avisar del deterioro inminente de los alimentos, los semáforos con sensores de vídeo incorporados regularán el tráfico en función de la circulación.

¿Cómo serán los hogares inteligentes dentro de diez años?

Ahora mismo, sin embargo, el principal reto a la hora de implantar la IO es la falta de normas comunes. Por eso, las soluciones existentes son difíciles de integrar entre sí, y las nuevas surgen más despacio de lo que podrían.

Otro matiz es que las «cosas» IoT deben ser autónomas, es decir, deben poder obtener energía del entorno, sin intervención humana.

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