Piense en el valor que aporta
Hacer la transición entre eventos físicos y virtuales no es fácil, porque sus funciones son diferentes para los asistentes y también lo son las necesidades en estos dos tipos de reuniones. Los eventos físicos se tratan como un acontecimiento especial. Se marcan en los calendarios, se establece la rutina diaria para ellos y la gente acude a algún lugar para asistir a ellos. Y el valor principal aquí es la comunicación personal.
Por su parte, los actos digitales no se perciben como algo único, pero suponen una reducción de costes, tanto para el organizador como para los participantes. También son accesibles a un número mucho mayor de participantes: el único requisito para asistir es un dispositivo con acceso a Internet.
Así que, en lugar de intentar «copiar» lo que hiciste en la realidad física, céntrate en crear una experiencia especial que refleje los valores de tu marca. Piense cuáles son los ingredientes más importantes que no pueden faltar y cómo mostrarlos en el espacio mediático. Intente reinventar lo que hace especial a una feria o conferencia en el espacio virtual.
Céntrese en ayudar
Los eventos offline tienen un poderoso elemento promocional. Y el propio público se vuelca más en los eventos que en el entorno online. Pero la gente está más acostumbrada a acudir a Internet en busca de ayuda y contenidos gratuitos, por lo que demasiada promoción puede cansarles y hacer que abandonen tu sitio. Por eso, en las conferencias digitales es más importante pensar en cómo puede tu empresa ayudar al público que centrarse en ventas rápidas o promociones.
Cuide la accesibilidad
El punto fuerte de los eventos en línea es la posibilidad de conectarse desde cualquier parte del mundo y en cualquier momento. Incluso si hasta ahora no había pensado en llegar a un público de habla inglesa en Europa o Estados Unidos, ahora es más fácil que nunca. Sin embargo, para que esto funcione, piense en una hora que sea conveniente para todos, una que equilibre su zona horaria con las zonas de su público objetivo.
Tenga también en cuenta que no todos los usuarios podrán conectarse en tiempo real, pero sí estarán interesados en acceder a los contenidos más tarde: recuerde descargar los vídeos en streaming y otros contenidos después del evento.
Organice actos antes y después del evento
Un evento es una experiencia. Para que su evento virtual deje una impresión «viva», programe una comunicación especial tanto para los usuarios registrados como para el público en general antes y después del evento.
Antes del evento, céntrese en crear expectación, animar a los usuarios a inscribirse y superar las posibles barreras tecnológicas explicando paso a paso qué hay que hacer y cómo.
Al final, ofrezca contenidos adicionales y pida la opinión de los asistentes para mejorar futuros proyectos digitales. En algunos casos, esta será una oportunidad para introducir una oferta especial o un descuento para convertir a los asistentes.
Mida los resultados
Una gran ventaja de un evento virtual es la visualización en tiempo real de las métricas de participación. El número de participantes, el tiempo dedicado, los niveles de interacción… con una buena plataforma y análisis incluidos, tendrá acceso a una gran cantidad de datos, lo que permitirá a los responsables de marketing conocer el impacto del evento en la audiencia y la posibilidad de realizar ajustes para incluso optimizarlo sobre la marcha.