Las prolongadas restricciones por cuarentena en todo el mundo han provocado una demanda sin precedentes de plataformas para eventos virtuales, especialmente las inmersivas, que ofrecen una «inmersión» total en mundos generados por ordenador. En este artículo hablaremos de por qué en menos de un año estos mundos virtuales del futuro se han vuelto vitales, qué hay que tener en cuenta al planificar un evento virtual y al elegir una plataforma 3D. Comparemos el software avanzado basándonos en la tabla de análisis ROI4CIO.
En los últimos seis meses, la colaboración con los demás se ha reducido cada vez más a la interacción en línea. La asistencia mundial a seminarios web se ha disparado y los sistemas de videoconferencia se han colapsado en la primavera de 2020, luchando por hacer frente a la afluencia de asistentes en línea. Aunque las reuniones virtuales son un sustituto eficaz de las reuniones y conferencias cara a cara, tras seis meses de uso, el anhelo de interacción «real» y la fatiga total de Zoom empiezan a hacer mella. Así que no es de extrañar la creciente demanda de plataformas que ofrezcan espacios virtuales más inmersivos y atractivos. Las herramientas que se utilizan para ello se dividen a grandes rasgos en dos categorías: 2,5D y 3D.
Las plataformas 2,5D ofrecen interfaces que imitan el entorno físico (el lugar de celebración) y los avatares (la encarnación informática del participante). Pero aunque están un paso por encima de las de Zoom, siguen sin estar a la altura de los eslóganes publicitarios de un mundo virtual totalmente inmersivo. Parece más bien un caparazón adictivo optimizado para contenidos 2D. Algunas de estas plataformas son vFairs, MeetYoo o Engagez. Dicho esto, estas plataformas suelen costar más que las plataformas 3D propiamente dichas, que están empezando a desarrollarse y ocupan un lugar de nicho. Por ejemplo, el precio de vFairs empieza a partir de 8.000 dólares por evento. Es cierto que el importe sigue dependiendo de la capacidad de negociación con el proveedor y del número de años por los que se firme el contrato de colaboración.
En las plataformas 3D, los avatares se mueven libremente por el espacio virtual. La mayoría de estas plataformas no requieren gafas de realidad virtual, basta con un PC o un smartphone. Entre las plataformas de eventos 3D se encuentran Hypefair, VirBELA, Teeoh y 6Connex. Es más probable que las suscripciones a proveedores de plataformas 3D impliquen un pago mensual en lugar de un contrato anual, con una tarifa aproximada de 500 dólares por 50 plazas, que aumentará en función del número de asistentes.
Según los informes de 2020, las plataformas de eventos 3D han experimentado un aumento explosivo de la demanda desde la introducción de COVID-19. Según Alex Howland, presidente y cofundador de VirBELA, la plataforma experimentó un aumento del 653% en febrero y multiplicó por 12 el número de usuarios activos mensuales. Los ejecutivos de MootUp, LearnBrite y Breakroom también confirman que se ha producido un aumento de la demanda de al menos el 100% desde marzo.
Pero, por qué las plataformas 3D en concreto? Hay incluso una respuesta científica bastante predecible a esta pregunta: se trata de impresiones. Por ejemplo, estudios relacionados con el aprendizaje de lenguas extranjeras en un entorno de RV han demostrado que los usuarios obtienen mejores resultados de aprendizaje en comparación con los cursos en línea. Esto se debe a que «encarnarse» en un avatar y participar en un mundo tridimensional activa zonas del cerebro normalmente reservadas a los encuentros físicos. Al identificarse con un avatar, los usuarios enriquecen su autoexpresión gracias a la personalización y animación de un clon digital.
Por eso, si lo que se pretende es recrear los beneficios de la interacción cara a cara en un evento virtual, las plataformas 3D son una gran opción. Estos espacios están decorados tanto con vistas de plantillas como con ubicaciones a medida. Es tan necesario reunirse en una oficina cuando se puede hacer virtualmente y sentarse junto a un arroyo o una hoguera, en una playa, en un bosque o incluso en la superficie de Marte?
Cómo llevar un evento del mundo físico al virtual y qué herramientas utilizar
Una nueva forma de interactuar exige replantearse la estrategia de comunicación. Para un evento virtual que todos recordarán después, merece la pena rediseñar primero la estrategia de comunicación e interacción con los usuarios.
Para una reunión física, por ejemplo, un boletín de noticias por correo electrónico es una pequeña parte de la comunicación que se producirá en el evento, mientras que para una reunión virtual hay que cultivar y mantener la interacción con los asistentes antes del evento, y terminar sin problemas recogiendo el mayor número posible de comentarios. Esto también incluye la falta de oportunidades para que la confianza y las conexiones interpersonales surjan de forma orgánica: teniendo en cuenta esto, en una reunión en línea no está de más crear un espacio separado para la comunicación. La solución pueden ser subsesiones dirigidas a grupos reducidos que ofrezcan oportunidades de interacción y socialización. También hay que adaptar el material de los discursos o presentaciones: es más difícil mantener la atención de los participantes cuando están sentados delante de un ordenador en casa que en una sala de conferencias.
Para hacer frente al posible distanciamiento de los usuarios, lo mejor es hacer las presentaciones a intervalos cortos y no poner bloques de programación de más de dos horas por planteamiento. Si tu evento va a incluir una videoconferencia en la que está prevista la sustitución de la pantalla verde por una imagen de fondo, aconsejamos tener cuidado con la elección de los colores de la ropa y evitar el verde si es posible.
Qué esperar de la propia plataforma? Es bueno que esté integrada con sistemas de gestión de eventos. Esto ayuda a estructurar y organizar reuniones, conferencias y ferias. Las soluciones completas incluyen:
- procedimiento de inscripción;
- encuestas (preguntas de opción múltiple);
- una sección de preguntas y respuestas que permite hacer preguntas a los ponentes en tiempo real;
- un tablón/pared común donde los participantes comparten contenidos relacionados con el evento (fotos, vídeos, comentarios);
- herramientas para comunicarse con los asistentes antes y después del evento (así como en tiempo real durante el propio evento).
Se introducen sitios web y aplicaciones mediante servicios de gamificación para mantener la atención de los asistentes. Por ejemplo, se pueden insertar en la plataforma concursos específicos para el evento. Y para los participantes más activos en las sesiones, se puede crear un sistema de bonificaciones y servicios adicionales.
Soluciones informáticas
Hyperfair
Hyperfair es una plataforma SaaS de realidad virtual que proporciona interacción social empresarial a través de la realidad computacional 3D inmersiva. La plataforma permite a las empresas crear eventos virtuales -exposiciones, conferencias, formaciones, demostraciones- a través de espacios de realidad virtual autoconfigurables. Comuníquese con clientes, socios, proveedores y lleve a cabo programas de marketing y ventas eficaces a través de la RV.
Puede elegir entre diversas plantillas de lugares para reuniones con opciones de personalización de marca, y los visitantes se comunican entre sí mediante avatares personalizables. La plataforma consta de un «VR Site» (sitio corporativo de realidad virtual, sala de exposiciones y oficina), un «VR Branch» (realidad virtual social corporativa) y un «VR Hub» (espacios virtuales de exposición). Todos ellos están disponibles sin necesidad de descargar archivos de instalación adicionales; existe una versión web y otra móvil.
vFairs
vFairs es un completo software para seminarios web dirigido a pequeñas y medianas empresas. Es una plataforma de gestión de eventos especializada en ferias de empleo virtuales, exposiciones en línea y presentaciones de marca. La solución admite una versión móvil, webinars, chats de audio, chats de vídeo y servicios de marketing (por ejemplo, promoción en redes sociales).
Dispone de herramientas de feedback para los usuarios: encuestas, chats de grupo, foros de chat. Existe la posibilidad de crear páginas de destino y formularios de inscripción únicos. Para los visitantes del evento hay un vestíbulo en 3D con el programa de actos. La interfaz está siempre resaltada por el panel «Tablón de información», que ayuda a orientarse.
Engagez
Una plataforma única para organizar eventos en directo, presentaciones individuales, conferencias de varios días, exposiciones y seminarios web. Engagez se presenta como un servicio de autoservicio, pero algunos usuarios contratan al equipo de asistencia de la empresa para que les ayude con la estrategia de eventos web: desarrollo de contenidos y coordinación de eventos.
La plataforma configura lugares ya listos con imágenes «tradicionales» de tipo 2,5D y abre posibilidades de diseño de vistas personalizadas. Una vez terminada la configuración de la vista para la versión de escritorio, Engagez optimiza el evento para dispositivos móviles y tabletas. Hay herramientas de traducción incorporadas, personalización de la difusión de vídeo previamente grabado.
VirBELA
VirBELA es una plataforma tecnológica inmersiva para reuniones de negocios, entretenimiento y educación. Su entorno de última generación, basado en la nube, proporciona una experiencia virtual a colegas, visitantes y estudiantes, fomentando la comunicación y la colaboración.
VirBELA ofrece un mundo virtual personalizable para eventos en línea que revoluciona la forma de celebrarlos y de asistir a ellos. La plataforma ayuda a las organizaciones a llevar a la red su experiencia personal: desde salas de exposiciones que acogen a miles de visitantes, hasta auditorios para discursos y presentaciones, pasando por la escena musical. Los asistentes pueden crear y personalizar su propio avatar en 3D, explorar distintos recintos e interactuar con otros asistentes como lo harían en el mundo real. Simulaciones, coaching, grupos de trabajo y juegos están disponibles para maximizar el compromiso de los participantes en la reunión.
Hexafair
Hexafair es una solución completa para cualquier tipo de evento virtual, dirigida a agencias, organizadores de ferias y consultores de eventos. Ofrece cabinas en 3D para los asistentes, gestión de ponentes y patrocinadores, streaming en directo, pregrabación de vídeo y audio en streaming.
Puede albergar ferias virtuales en las que expositores y visitantes del sector se reúnen para intercambiar información; lleva incorporado un sistema de comercio electrónico.
Debido a la naturaleza basada en la nube de la solución, se pueden crear eventos para miles de visitantes simultáneos, y un número ilimitado de participantes está disponible bajo demanda. Se ha incorporado un gran número de integraciones con plataformas de correo electrónico, unidades en la nube y gestores de clientes potenciales.
Plataforma 6Connex
6Connex es un proveedor internacional de software y servicios para eventos corporativos en línea. La cartera de productos basados en la nube consta de entornos virtuales, herramientas de formación y seminarios web. Las soluciones son ideales para marketing, ventas, contratación y formación y comunicaciones de RRHH.
En 6Connex, los expositores pueden promocionar productos y servicios integrando chat y mensajería en directo, vídeo en streaming y contenidos descargables en una única plataforma. Las analíticas y los informes se proporcionan al instante, lo que permite, por ejemplo, ver qué contenidos generan más clientes potenciales o el número de transacciones completadas.
Ubivent
Ubivent es un producto del proveedor líder europeo de plataformas de eventos virtuales, meetyoo. La solución traslada los eventos tradicionales a un entorno digital con múltiples retransmisiones simultáneas en directo, stands virtuales de expositores y capacidades de interacción en línea entre asistentes, ponentes y expositores. Los gestores de la empresa ayudan a planificar y organizar los eventos. Estos servicios se complementan con servicios de moderación y traducción simultánea si es necesario.
Aunque la plataforma es colorista, los fundadores se centran en el mercado B2B y, en su opinión, en este sector el deseo de cambiar las emociones en las caras de los avatares y la capacidad de caminar por un mundo virtual es menos pronunciado. Así que la solución se centra más en la capacidad de acceder rápidamente a la información y a otros participantes.
Walcon Eventos virtuales
Los eventos virtuales son entornos virtuales que reproducen espacios físicos de exposición donde visitantes y expositores pueden interactuar los días del evento. Las conferencias se celebran a través de una conexión en directo con la webcam de un ponente, una pantalla compartida, una presentación o un vídeo grabado y editado.
Walcon también ofrece servicios de planificación de eventos y consultoría, ayuda con el marketing digital e incluso con la selección y contratación de ponentes.
En la plataforma se puede crear una presentación de producto utilizando fotos o vídeos de 360 grados. Además, cada artículo va seguido de una descripción, información adicional y una página de aterrizaje para que el cliente pueda acceder directamente a la compra del producto desde la web.
Exposiciones virtuales Navvis
NavVis ayuda a las empresas a agilizar sus procesos comerciales con una plataforma digital abierta. Crea un «gemelo digital» del evento: una visualización tridimensional con efecto presencial.
El principio de funcionamiento es el siguiente: primero se realiza un escaneado móvil en 3D de un lugar real a través de NavVis M6. A continuación, los datos captados por el M6 crean una copia digital de la imagen, incluidas imágenes panorámicas de 360 grados. A continuación, es posible integrar espacios adicionales en la ubicación, añadir contenido de vídeo y poner enlaces a los sitios web de los expositores.
V-Tour
Vtour es una plataforma virtual para eventos, exposiciones, presentaciones de productos, seminarios web y grandes exposiciones. La plataforma es totalmente interactiva gracias a las funciones integradas de chat o videollamada. Ofrece un vestíbulo y una zona de invitados en 3D para la interacción entre visitantes y expositores. Contiene divertidos juegos y una cabina para selfies. Más orientada a exposiciones estáticas, como presentaciones de productos o visitas a viviendas.
La plataforma se basa en una infraestructura única para mejorar el rendimiento y la protección de los datos de los usuarios. El software admite numerosas plantillas ya preparadas y, gracias a los potentes servidores, casi no hay latencia en la transferencia de datos, lo que facilita la interacción virtual.
Teooh
TEOOH es una plataforma de eventos virtuales en la que las comunidades pueden reunirse en un lugar virtual y cómodo desde cualquier parte del mundo. Teooh Virtual Events se diferencia de otras aplicaciones de conferencia a distancia en que utiliza los principios de la realidad virtual para la interacción real de los grupos. Según los creadores de la plataforma, esto es lo que se echa en falta en la actual experiencia de webcasting al estilo «sólo para ver».
La mayoría de los webcasts que intentan digitalizar acontecimientos de la vida real adoptan un enfoque de «sólo visión», pero en realidad, en un acontecimiento real, puede que estés susurrando a una persona a tu lado o sentado y examinando a la multitud, intentando conocer a alguien. Estos son los momentos que Teooh intenta recrear con su solución.
Con la tecnología de Teooh puedes mirar fijamente al orador, levantar la mano de tu avatar para hacerle una pregunta, charlar con la persona sentada a tu lado o presentarte y entablar una pequeña conversación con un colega en un cóctel virtual.
Cabe señalar que, aunque la plataforma ya está siendo utilizada ampliamente por las principales empresas del mundo, actualmente se encuentra en fase de pruebas beta para nuevas funcionalidades.
Plataforma iVent
El entorno virtual iVent conecta a clientes, expertos y partes interesadas de todo el mundo, aumentando la visibilidad de su marca. La plataforma se centra en tres sectores: marketing y ventas, comunicaciones corporativas y contratación y formación de empleados.
iVent ofrece eventos en línea totalmente personalizables y personalizados, retransmisiones multimedia y entrega de contenidos a través de PC, tableta y teléfono móvil. La plataforma integra herramientas de redes sociales, monetización y análisis avanzados.
A diferencia de los productos anteriores, no hay plantillas, lo que permite personalizar completamente el evento para una solicitud específica. La solución basada en la nube cumple la normativa GDPR.