De 2019 a 2022, el mercado de los eventos se llevaba el mercado por delante: las restricciones pandémicas hacían imposible montar sedes realmente masivas, y los propios empleados remotos se habían cansado del trabajo uno a uno y optaban cada vez más por un formato de comunicación a distancia. Sin embargo, la salida se encontró bastante pronto: los servicios y herramientas para salvar la distancia entre el lugar físico y el usuario final han salvado literalmente el sector e incluso le han insuflado nueva vida.
Las estadísticas internacionales también confirman que el crecimiento de la popularidad de los eventos en línea va a ser explosivo: sólo en el último año, el 73% de los organizadores de la región Tier 1 (EE.UU. y Europa) han expresado su deseo de celebrar eventos completamente en línea, o de incorporar servicios en línea a los eventos propiamente dichos.
El coste de la adopción digital es bastante elevado, pero no desde el punto de vista financiero, sino en términos de reputación: las herramientas en línea exigen un enfoque responsable y una mayor atención. Los usuarios son menos proclives a perdonar los errores organizativos en el entorno digital y más propensos a detectarlos. Todo ello crea presión sobre los organizadores de eventos, por un lado dificultando su trabajo y, por otro, mejorando seriamente la calidad de los eventos.
En 2022 ha aumentado la demanda en línea, por lo que cabe esperar tanto la aparición de nuevas tendencias como el desarrollo de las ya existentes. Adoptar el nuevo orden de cosas y adaptarse al cambiante entorno tecnológico será ahora un factor de éxito crucial para la mayoría de los gestores. Este año hablaremos de algunas herramientas y enfoques interesantes que todos los organizadores de eventos deberían probar.
El futuro son los híbridos
En el mercado de la gestión de eventos existe la percepción pública de que es necesario volver a los actos públicos en directo, pero las encuestas demuestran que, de hecho, la mayoría de los gestores de eventos (71%) siguen proporcionando acceso virtual a los actos de todos modos al margen. A juzgar por el consenso informal que ha surgido, el futuro está en los eventos híbridos que combinan lo mejor de ambos mundos.
Por un lado, se pueden proporcionar herramientas de participación virtual en los eventos, como la retransmisión en línea o las conferencias virtuales con comentarios, para audiencias que no estén demasiado interesadas: hay muchas opciones de participación a distancia. En la práctica, para los recién llegados o un público no muy inmerso en el tema del evento basta con obtener la información que les interesa y luego convertirla en acciones valiosas: compra de bienes, servicios, tecnología y cualquier otra cosa que se presente en el evento.
Por otro lado, la comunicación en directo durante el evento sigue brindando a los agentes importantes y principales del mercado la oportunidad de establecer contactos útiles, ampliar la red y cerrar acuerdos preliminares.
El formato híbrido elimina con bastante seguridad los problemas de trabajar tanto con el primer público como con el segundo.
Seguridad online y offline
COVID-19 no se ha ido a ninguna parte, todas las medidas de seguridad para ella siguen siendo pertinentes -eso es lo que piensan casi ¾ de los organizadores de eventos-, y los problemas de ciberseguridad también se suman a la pandemia, ya que el número de elementos en línea en los eventos no hace más que aumentar, lo que significa que se están recopilando datos que hay que proteger.
La solución a la seguridad está en la educación. Cuanto mejor conozcan sus empleados las normas de higiene tanto en el lugar del evento como en el espacio digital, menos probabilidades habrá de que se produzcan excesos. Para entenderlo: literalmente, cada dispositivo presente en el evento, cada cuenta de usuario puede ser pirateada o robada.
Forme a sus empleados sobre cómo manejar correctamente el antivirus y la infraestructura de red: no abra correos electrónicos sospechosos, no haga clic en enlaces sospechosos, mantenga los documentos en servicios corporativos seguros en la nube (o mejor aún, en servidores dedicados), utilice mensajeros seguros (y no, Whatsapp no es bueno para datos sensibles, pero Telegram sí).
Enséñales a colocar correctamente las mascarillas, los purificadores de aire y a estar atentos a la limpieza del lugar. Todo esto junto puede parecer redundante, pero en realidad reducirá tus costes de hacer frente a posibles problemas de ciberseguridad y COVID-19.
Dicho esto, no conviertas tu evento en una prueba de antiutopía con búsquedas totales y una distancia social de cinco metros, simplemente escucha los buenos consejos médicos y de seguridad, y mantén las cosas con moderación, y tú y tus invitados estaréis contentos.
La calidad del servicio y la proximidad al público vuelven a ser pilares del éxito
La clave de una alta satisfacción de los visitantes es una experiencia positiva. Es un punto obvio, pero sin embargo es muy importante no olvidarlo y tener siempre presente que lo hace por las personas concretas que asistirán a su evento, no por la línea del informe.
La tecnología define la experiencia del usuario tanto como la amabilidad del personal de recepción, y la atención necesita lo mismo. Piense con antelación en los posibles puntos conflictivos para sus visitantes y soluciónelos. Por ejemplo, si tiene invitados internacionales, proporcióneles interpretación simultánea (no sólo en persona, sino también en línea: no es tan difícil como parece). ¿Piensa dar una conferencia? Organice los asientos con antelación. ¿Vende entradas? Asegúrese de incluir también la venta online, hoy en día no se puede prescindir de ella.
La participación en línea también puede variarse mediante la participación de mecánicos. Incluya un chat en directo en la retransmisión de una conferencia o seminario para que el público pueda hacer preguntas y comunicarse entre sí, ya que aumentará el interés por el tema de debate. La gamificación definitiva, que, por cierto, también es aplicable a quienes pisan la plataforma con los pies, es un sistema de logros o bonificaciones por determinadas acciones en la plataforma. «Reúne 10 tarjetas de visita de colegas y consigue un capuchino gratis»: con ese espíritu, más juegos e interactividad y menos ñoñería.
Elimine las barreras entre participantes, ponentes y personal, implique a todo el mundo. En una palabra, haga que los participantes se sientan partícipes de algo más grande que ellos mismos y recordarán el evento durante años.
Su público es un océano, no una piscina
En realidad, su público es más amplio de lo que cree. No tienes por qué limitarte a una estrecha geografía: las herramientas en línea pueden ayudarte a dar acceso a tu acto literalmente desde cualquier parte del mundo, siempre que haya una red al otro lado. Además, funciona con los ponentes, ya no estás limitado por el ámbito de un país, puedes reunir en un mismo escenario a ponentes de Shanghai, Tánger y Nueva York al mismo tiempo sin ninguna restricción, salvo quizás el huso horario (ay, la rotación del planeta no puede detener ni siquiera el corpus de eventos-mercado).
El principal problema de las teleconferencias internacionales es la comunicación. Necesitará intérpretes. Permítame disipar de inmediato sus temores sobre el aumento del presupuesto debido a la contratación de especialistas adicionales. La conversión en inscripciones al evento (en formato online, por ejemplo) por parte de visitantes extranjeros se multiplica y los beneficios resultantes cubren con creces el coste de los intérpretes. Sobre todo si los ponentes ofrecen además información exclusiva.
La globalización sigue pisando fuerte, a pesar de la volatilidad del mundo, así que esfuércese por aumentar su cobertura antes de que lo hagan sus competidores.
Conocer las tendencias que configuran el sector de los eventos permitirá a los organizadores aprovecharse de ellas y crear experiencias que resuenen con fuerza entre el público. Sin embargo, es imposible aplicar todos estos cambios a la vez.
Antes de ponerse manos a la obra, considere si una tecnología o metodología concreta es adecuada para usted, si realmente mejorará el evento y si el efecto será significativo. Puede que simplemente abrume al equipo sin gran repercusión. Una vez que se haya decidido por un conjunto de herramientas, planifique su aplicación para evitar retrasos y otros problemas.